시설관리공단의 기록물관리 실태 및 개선방안에 관한 연구: 경기지역을 중심으로

그동안 공기업의 기록물관리는 국가기록원 직접관리기관 공기업과 특별시⋅광역시 소재 지방공기업을 중심으로 연구가 수행되었고, 기초 지방자치단체 산하에 있는 지방공사⋅공단의 기록물관리는 지금까지 사실상 사각지대에 놓여 있었다. 이에 본 연구에서는 경기지역 일반 시⋅군 단위에 소재한 시설관리공단을 대상으로 기록물관리 현황을 살펴봄으로써 향후 이를 개선 및 발전시키는데 참고할 수 있는 기초자료를 마련하고자 하였다. 경기지역에 소재한 시설관리공단 중 기록물관리 담당자가 있는 8개 기관을 대상으로 설문조사, 전화인터뷰를 진행하여 기관의 기록물관리 현황을 살펴본 결과, 시설관리공단의 기록물관리는 어려운 여건 속에 많은 개선점을 남겨두고 있는 것으로 확인되었다. 2006년 공공기록물법이 제정된 이후 지금까지 공공기관의 기록물관리는 정부기관, 정부산하 공공기관 등을 중심으로 이루어져 왔고 상대적으로 기초자치단체 산하의 지방공기업인 지방공사⋅공단은 기록물관리의 사각지대에 위치해 있었다. 이에 본 연구에서는 지방공사⋅공단 중 시설관리공단을 중심으로 기록물관리 현황을 살펴보고 개선방안을 제시하여 향후 기관의 기록물관리체계를 개선하는데 참고할 수 있는 기초자료를 마련하고자 하였다. 기관의 기록물관리 현황을 파악하기 위해 경기지역에 있는 시설관리공단 중 기록관리업무 담당자가 있는 기관을 대상으로 설문조사를 실시하였고, 설문에 응답한 8개 기관의 현황을 기반으로 도출된 주요 문제점 및 개선방안을 요약하면 다음과 같다. 첫째, 시설관리공단 중 상당수는 아직 기록관이 설치되지 않은 것으로 확인되었다. 조사결과 8개 기관 중 5개 기관에서 아직 기록관이 설치되지 않은 것으로 확인된다. 다만 이미 기록관을 설치한 기관도 최근에서야 기록관을 설치하였고, 미설치된 5개 기관 중에서도 3개 기관은 향후 3년 이내에 기록관 설립계획을 수립하고 있었다. 기록관은 체계적인 기록물 관리를 위해 반드시 필요한 부분으로 기관에서는 먼저 기반환경을 조성한 후 보존기록물량, 연간 기록물 생산량, 작업공간 등 객관적 지표에 근거하여 적정한 규모의 기록관을 설립할 수 있도록 하고 관련법이나 제도, 규정 등의 정비도 함께 이루어져야 할 것이다.둘째, 이미 설치된 기록관은 시설 및 장비수준이 상당히 미흡하였다. 기록관이 설치된 3개 기관 모두 소화설비, 보안장치를 제외한 다른 설비나 장비들은 설치되어 있지 않았다. 기관에서는 관련 기준을 참고하여 보완이 필요한 시설 및 장비와 그에 따른 소요예산을 산출하여 이를 구비해야 할 것이다. 기록관은 최초 설립 이후 구조 및 시설의 변경이 제한적이기 때문에 최초 설치시 다양한 요소에 대한 고려와 신중한 결정이 이루어져야 한다. 소속 지방자치단체의 관리⋅감독 하에 있는 시설관리공단에서 이를 개선하는 데는 한계가 있겠지만 최소한의 보존환경은 조성할 수 있도록 기관차원의 지속적인 관심과 노력이 필요할 것이다. 셋째, 대부분의 기관에서 기록관리업무는 1인 업무체계로 이루어지고 있었다. 담당자 1인이 기관 전체의 기록관리업무를 담당하고 있어 동료직원과의 업무협조나 참고정보 공유 등이 이루어지기 어려운 상황이고, 전체 업무대비 기록관리업무의 비중은 평균 30% 미만에 불과하였다. 지역별, 기관유형별 기록관리협의회를 통해 운영노하우 및 업무정보 등을 공유한다면 이러한 1인 업무체계의 한계점을 일부나마 보완할 수 있을 것이다. 또한 기관에서는 기관의 기록물관리에 필요한 적정인력을 산정해 보고 그에 따른 후속조치가 이루어질 수 있도록 해야 할 것이다. 넷째, 기록물관리업무의 중요성과 필요성에 대한 인식이 저조하였다. 설문대상 8개 기관 중 6개 기관에서 기록관리업무에 대한 내부직원들의 인식이 저조하거나 업무에 비협조적이라는 문제를 안고 있었다. 이를 개선하기 위해서는 기관 차원에서의 기록관리교육 정례화, 신입직원 오리엔테이션, 직무 연수 등에서 기록관리교육을 포함할 수 있도록 하고, 체계적인 기록물관리를 위해서는 최고경영자의 의지가 중요하다고 생각되고 있는 만큼 기관장 및 간부급 직원들에 대한 기록물관리 교육의 의무화도 하나의 방안이 될 수 있을 것이다. 다섯째, 경기지역 시설관리공단의 약 절반은 기록관리업무를 공시하지 않고 있었다. 이는 기록관리업무의 수행여부를 논하기에 앞서 기관의 업무체계에 기록관리업무가 반영조차 되지 않고 있음을 의미한다. 아직 기관업무체계에 기록관리업무를 반영하지 못한 기관에서는 임시적이라도 담당자를 지정하여 기관업무체계에 기록관리업무를 반영하고 가능한 빠른 시일 내에 기록물관리 전문요원을 채용할 수 있도록 해야 한다. 또한 관련 세부규정⋅지침 등을 정비하여 체계적인 기록관리업무가 수행될 수 있도록 해야 할 것이다. 여섯째, 상당수의 기관에서 기본적인 기록관리업무가 제대로 이루어지고 있지 않은 것으로 나타났다. 특히 기록물 평가⋅공개 재분류, 기록물 이관⋅폐기, 기록관리기준표 공시 등은 8개 기관 중 절반 이상이 수행하지 않고 있었다. 현재 담당자들은 부여된 업무량에 부담을 느끼고 있는 동시에 전체 업무대비 기록관리업무의 비중도 상당히 낮다고 인식하고 있으므로 기관에서는 업무분장 및 업무비중을 조정하여 담당자가 기록관리업무에 좀 더 충실할 수 있는 환경을 조성함으로써 최소한의 업무연속성과 전문성을 보장해야 할 것이다.일곱째, 대부분의 기관은 아직 기록관리시스템을 운용하지 않고 있었다. 설문대상 8개 기관 중 단 1개 기관만이 기록관리시스템을 도입하여 사용 중이었고 다른 7개 기관에서는 기록관리시스템이 없는 것으로 나타났다. 이는 담당자들이 체계적인 기록관리업무를 위한 기록관리시스템의 중요성에는 동의하나 여러 요인들로 인해 현재 시스템을 도입하는 데는 회의적인 입장을 가지고 있기 때문이다. 기록관리시스템을 구축하고 유지하는 데는 많은 재원이 소요되므로 기관에서는 장기적인 관점에서 계획을 수립하고 신중하게 도입 여부를 결정해야 할 것이다.끝으로 본 연구에서는 경기지역에 소재한 지방공사⋅공단 중 기록관리업무 담당자가 있는 시설관리공단만을 대상으로 연구를 수행하였다. 경기지역은 15개의 시설관리공단 중 기록관리업무 담당자가 있는 곳이 9개 기관으로 전체 지방공사⋅공단의 평균 전문요원 배치율인 34%에 비하면 배치율이 상당히 높은 편이다. 시설관리공단은 지방자치단체의 업무를 위임받은 대행기관의 성격을 가지고 있어 기록물관리를 위한 재원을 자체적으로 확보하기 어렵고 대부분 소규모 조직으로서 기록물관리에 대한 공감대 형성과 인력 증원이 어렵다는 점, 법률상 기타공공기관으로 분류되어 기록물관리에 대한 법적 의무가 따르지 않는다는 점에서 기관의 기록관리 개선이 쉽게 이루어질 수 있는 상황은 아니다. 그러나 재원 확보의 어려움이나 상대적으로 작은 조직규모, 법적 의무의 부재를 이유로 지방공기업의 기록물관리를 이대로 두어서는 안 된다. 본 연구를 시작으로 지방공기업의 기록물관리에 관한 다양한 유형의 후속 연구가 진행되어 현 상황을 다각도로 파악해 보고, 반복해서 도출되는 문제점이 있다면 근본적인 해결책을 모색해 나가야 할 것이다. 그래서 향후에는 모든 지방공기업에서 체계적인 기록물관리가 이루어질 수 있도록 노력해야 할 것이다.