선행기술조사 전문기관 발전방안 모색을 위한 연구

심사실 선정(선정 일정은 연간 예정이 미리 전달된다)이 열린 후에 잠정 발주 명단이 심사추진실 검색 업무반으로부터 등록 조사 기관에 송부된다. 또 검색 보고 전파용지의 송부와 동시에 발주 리스트가 동봉된다. 발주 명단에는 안건별 참고 정보가 기재되며 심사실 담당자가 기재할 수 있는 란이 있다 . 특히 비고란에 대해서 어떤 정보가 입력되는 것인지 심사실에 확인하고, 조사 업무를 실시하는 데 있어서 유용하게 쓸 필요가 있다. 또한 소정란에 지시가 있을 경우 (예를 들어 대화형/납품형 지정이나 검색자 또는 심사관 지정이 있는 경우등)는 이에 따른다. 특허청에서 송부된 안건을 검색자에게 할당할 때에는 심사장과 협의하여 결정한 검색자별 계획에 근거한 주제(군) 할자에 기초를 둔 다음, 각 검색자의 경험, 특이 분야 등을 고려하여 효율적인 처리가 이뤄지도록 유의한다. 단, 이후 심사순번대기 안건 수의 감소에 따른 주제 (군)별의 건수 변동이 클 것에 배려하여 복수 분야에 대응할 체제를 만드는 것도 중요하다. 심사장과 협의한 후 책정한 월별 납품 계획에 따라 심사실에서 발주를 한다. 발주 시점에서 납품 계획에 비하여 지나친 발주를 받는 것은 예정대로 납품하기 어려워지고, 납품실적 (납품률) 에서 등록 조사 기관에 불리할 가능성이 있는 점에 주의한다. 반면 월별납품 계획과 비교하여 발주가 부족한 경우는 속히 심사실 담당자에게 연락하고 다음 선정 시 보충 선정을 받을 필요가 있다. 또 연말에는 연도의 최종 발주를 (최종 보충 선정) 하는 것이 예년 12월로 되었으며, 그 뒤 취하 등에 의하여 외주 중단한 안건이 발생할 가능성도 높기 때문에 최종 보충 선정 시에는 주제(군)별 수를 심사실과 협의한 후, 취하 등에 의한 외주중지분을 예측한 필요한 수의 발주를 받아 두어야 한다. 다만 그 뒤 특정 주제(군)으로 취하가 발생했을 경우 등에서 그 주제(군)으로 발주된 안건 수가 연간 계획 건수도 남지 않고 버린 경우는 다른 주제(군)으로 조정한다 (주제(군)별 연간 계획도 수정된다. 심사장과 조정요함). 또한, 주제(군)계획이 건수를 넘어서고 발주된 분에 대하여는 취하 등에 의한 외주 중단이 발생하고, 그 보충 안건으로 충당된 분을 제외하여 연도 말에 반환한다. 심사실과 협의 후 결정한 주제(군)별당 월별 계획량에 맞추어 납품할 필요가 있다. 또 발주 시점마다 납품월이 설정되므로 안건별 납품월을 바탕으로 발주된 안건을 적시에 납품하도록 주의한다. 또한 납품월은 선정 시기별로 정하여지고 있다. 다만, 복수의 납품월이 한꺼번에 발주될 경우 심사실측에서 안건마다 납품월을 지정하는 경우가 있는데, 이 경우에는 지정된 순서대로 조사에 착수한다. 특허청은 납품월에 납품되고 있는지, 매월 계획 건수대로 납품되고 있는지, 매 주제(군)별 계획 건수에 따라 납품되는지, 지연안건에 해당되는지, 납품 기한을 초과했는지 등에 대하여 납품 실적으로 취득하고 있으므로 제때에 납품하도록 충분한 관리를 실시한다. 또한 납품 실적 데이터에 대하여는 다음 연도의 외주 건수를 결정하는 조사업무 외주선정 회의의 참고 데이터로 되어 있는 점에도 주의한다. 검색자마다 설정된 월별 납품 계획에 대한 진척 정도를 항상 파악하여 진척이 지체되고 있는 경우에는 각 검색자에 대한 적절한 대책을 강구한다. 다음과 같은 개개인의 검색자에 대하여 엄밀한 진척관리를 실시한 후에도 부득이 한 사정으로 월별로 예정된 주제(군)별 계획 건수대로 납품할 전망이 되지 않는다고 예측될 경우에는 심사장과 상의 후 진척 상황이 양호한 검색자에게 안건을 대체시키는 등 조정을 도모한다. 또 한 불가피한 경우에 대하여는 주제(군)별 계획 변경 및 납품 형태 변경을 협의할 수 있지만 최종적으로는 심사장의 지시에 따른다. 또 위와 같은 관리를 하였는데도 납품의 진척이 좋지 않은 검색자가 있을 경우, 매 4반기마다 검색자 회담 (3. 3참조)의 자리에 한정하지 않고 필요 시 수시로 심사장에게 보고한다. 조사 업무 (search)에는 명확한 끝이 있는 것이 아니고 적절한 문헌이 발견된 개연성이 낮아진 시점에서 종료시킬 필요가 있다. 개연성이 낮아진 것에도 불구하고 조사 업무를 계속하는 것은 비효율이라는 점에 유의하며 어느 타이밍에 종료시킬지의 판단이 매우 중요하다. 지연안건목록 작성 기준일은 원칙적으로 선정한 안건의 납품월의 말일로 규정하고 있다. 다만 안건의 사정에 맞게 심사장과의 협의 결과 지연안건목록 작성 기준일을 앞당기고 설정하는 경우도 있다. 지연안건목록 작성 기준일은 발주 목록의 「외_외주납품희망일」또는 「제2차 외주납품 희망일」란에 기재되어 있다. 또 지연안건목록 작성 기준일을 초과한 미납품 안건에 대해 매달 초에 지연안건목록을 작성하고 지연 이유와 납품 예정일을 기재한다. 그리고 해당 지연안건목록을 매달 10일까지 심사 추진실에 제출하고 심사장에게 설명한다. 심사장은 위 설명에 근거하여 지도자와 협의하여 안건별 납품 기한(지연안건목록작성 기준일. 다만, 평성 28년(2016년) 3월 31일을 넘지 않는다.)을 변경할 수 있다. 또한 다음의 경우를 제외하고 납품 기준 월을 넘어 납품된 안건은 납품 기한을 변경하지 않고 납품 지연으로 한다. 조기 심사 안건, JP-FIRST안건, 진행문의 안건 등 심사실 담당자로부터 특히 조기 납품을 필요로 하는 취지의 연락을 받은 안건에 대하여는 지정된 납품 시기에 납품이 이루어질 수 있도록 검색자에게 우선적인 착수를 지시하고 시한까지 착실하게 납품하도록 관리한다. 또한 그러한 안건에 대하여는 발주 시 납품월 (또는 지연안건목록 작성 기준일)을 앞당기겠다는 요청이 이뤄지는 경우가 있으므로 이 경우에는 심사장과 협의한 후 조정하도록 노력한다. 발주 후에 그러한 조기납품청탁을 받은 안건에 대하여도 심사장과 협의하여 가능한 대응한다. 단, 이 경우 안건착수 순서변경 등 필요한 범위에서 심사실과 조정할 수가 있다. 가능한 요청에 응할 필요성이 있지만 특정 검색자에게 업무가 집중되고 있는 경우 등, 조기납품요구 안건을 기한까지 납품하기 곤란한 경우에는 협의결과, 심사장의 판단에 의해 외주 중단의 절차가 이루어지는 경우가 있다. 검색업무팀에서 외주 중단의 메일 연락이 이루어진 경우, 조사 업무 및 대화를 중지하도록 검색자에게 지시한다. 단, 이미 검색 보고서가 완성되고 있는 경우는 신속하게 해당 검색 보고서를 검색업무팀에 송신한다 (2. 6. 6 참조). 해당 검색 보고서에 대하여 검색 일시, 보고서 작성 일자, 보고서 내용 등이 확인되고 외주 중단의 메일 연락이 있던 시점에서 보고서 작성이 끝난 것으로 인정될 경우는 납품형으로 납품한다. 대화일 전날까지 메일 연락이 이루어진 경우, 만일 연락이 검색자에게까지 통하지 않아 다음날 이후에 대화가 이뤄진다고 해도 대화형으로 납품은 인정되지 않는다. 또 대화일 당일에 취하된 경우에는 연락이 맞지 않을 가능성이 있다. 그 경우에도 심사실 (심사관)이 알고 대화의 중단을 요청하는 경우가 있으며, 그 경우는 대화를 하지 않고 납품형으로 납품한다.