2018 행정 및 민원제도개선 우수사례집 작지만 확실한 변화 국민 생활을 바꾸다

몇 년 전부터 공공기관이 민간 기업의 아이디어를 도용하거나 민간과 유사한 소프트웨어를 기관 또는 국민에게 무상으로 제공한다는 내용의 기사가 뉴스와 신문을 통해 제기되어왔다. 좋은 의도로 시작한 공공기관의 소프트웨어 사업이 역설적이게도 민간 소프트웨어 시장을 위축시키고 소프트웨어산업 육성을 저해한다는 문제가 발생한 것이다. 이에 따라, 공공기관이 소프트웨어 사업을 추진하는 경우 사전에 민간 소프트웨어 침해 가능성을 평가하여 공공과 민간 간 불필요한 경쟁을 방지할 수단이 필요했다. 2014년 「소프트웨어 중심사회 실현전략」에서 “정부가 민간 시장을 위축시키면 안 되며, 시장에 미치는 영향을 사전 평가하는 등 공공 정보화사업 추진체계 개선이 필요하다”라는 공감대가 형성되었고, 2015년 소프트웨어사업 영향평가가 처음으로 도입·운영되었다. 2016년부터는 고시에 소프트웨어사업 영향평가의 시행 근거를 마련해 정기적으로 영향평가를 수행할 수 있었다. 소프트웨어사업 영향평가라는 제도가 마련되었음에도 불구하고 공공 소프트웨어사업의 시장 침해 문제는 해결되지 않았다. 원인을 분석한 결과 크게 3가지가 도출되었다. 첫째, 공공기관에서 소프트웨어사업 영향평가를 수행하지 않고 소프트웨어 사업을 추진한 경우가 많았다. 실제로 문제가 된 대부분의 사업들이 국가정보화 사업 영역에 해당하지 않아 소프트웨어사업 영향평가를 수행하지 않았다. 둘째, 민간 시장 침해 우려가 있으니 사업을 재기획하라고 권고하여도 공공기관에서 권고를 수용하지 않았다. 예산 편성 단계에서 과학기술정보통신부가 민간 시장침해 우려가 있으니 사업을 재기획하거나 민간과 상생하는 방안을 추가 검토하라는 권고 의견을 해당 기관에 제시하지만, 이를 수용하는 비율은 여전히 낮았다. 셋째, 소프트웨어사업 영향평가를 부실하게 한다는 문제가 있었다. 소프트웨어사업 영향평가 결과는 내부적으로만 사용되었기에 공공기관은 절차적 하자가 없을 정도로만 영향평가를 수행하였다. 기업이 공공입찰에 참여하기 위해서는 국가전자조달시스템인 나라장터(www.g2b.go.kr)에 조달업체로 등록하고 입찰참가에 필요한 자격요건을 미리 등록하여야 한다. 업체는 1회 등록으로 여러 공공기관의 입찰에 참가할 수 있으며, 나라장터에 등록된 정보는 23개 자체조달시스템과 5만여 수요기관에 공동으로 활용되므로 공공조달시장에서 경쟁입찰업무의 효율성을 크게 높여준다. 현재 약 39만여 업체가 나라장터에 등록되어 있으며, 매년 약 15만 건 정도의 신규 및 변경등록 신청이 발생하고 있다. 이와 같이 입찰참가자격등록은 편리한 점이 많은 제도이지만, 등록과정은 다른 민원업무에 비하여 쉽지 않은 편이다. 조달업체의 상호, 주소, 사업자번호 등 기본적인 사항부터, 보유한 공장에서 직접 생산이 가능한 제조물품, 공사나 용역을 수행하기 위해 갖추어야 하는 인허가 업종 정보에 이르기까지 등록항목이 많다보니, 이에 따른 증빙서류 또한 복잡하고 다양할 수밖에 없다. 따라서 조달업체는 등록에 필요한 서류를 한 번에 완벽히 준비하기가 쉽지 않으며, 이로 인하여 조달청 민원실은 등록승인 여부에 대한 민원인과 담당공무원간의 다툼이 날마다 끊이지 않는다. 그동안 서류제출은 방문 또는 우편의 오프라인방식으로 한정되어 있었기 때문에, 서류가 누락된 경우 보완을 위하여 많은 시간이 소요되었다. 보완서류 제출을 위한 민원실 재방문은 단순 시간 지연이나 불편의 문제에 그치지 않는다. 입찰마감이 임박했는데 사소한 서류 미비로 등록이 반려된 경우, 오프라인 제출에 따른 등록시간 지연은 업체의 입찰참가 기회까지 놓치게 만들 수도 있다. 이러한 문제로 인하여 몇몇 조달업체는 서류의 방문·우편 제출이 업체를 번거롭게 하는 행위라고 민원을 제기하였으며, 민원을 접수한 서울지방조달청 담당공무원은 서류 온라인 제출을 제도개선과제로 제안하였다. 그리고 이 제안은 2016년 조달청 일하는 방식 개선과제로 선정되어, 조달청 차원에서 제도 및 시스템 개선을 추진·관리하게 되었다. 서류 온라인 제출 도입 추진에서 가장 비중 있게 다룬 부분은 나라장터 등록시스템을 개편하는 일이었다. 이를 위해 개선의 전 과정에서 개발을 책임지고 있는 전산부서 담당자와 긴밀한 협조를 유지하였다. 먼저, 입찰참가자격등록에 대한 연간 서류제출 양을 분석하고, 필요한 용량을 산정하여 대전 통합전산센터에 예측 소요용량을 확보하였다. 이후, 시스템 분석과 프로그램 개발을 거쳐 2017년 2월 나라장터에 온라인 제출 기능을 처음 적용하였으며, 10월까지 상당기간 시범운영을 실시하면서 문제점을 개선하고자 노력하였다. 시범운영 과정에서 온라인 제출이 불가한 일부 서류를 확인할 수 있었다. 예를 들어, 인감증명서는 도장이 날인된 부분의 은박 때문에, 스캔할 경우 그 부분이 까맣게 되어 식별이 어려웠다. 이같이 식별 불가능한 파일이 첨부된 경우에는 담당공무원이 일일이 오프라인으로 제출하도록 다시 연락해야 하는 불편함도 발생하였다. 이러한 도입 초기의 혼란을 거쳐, 입찰대리인과 업종 서류 등 일부 서류에 한정하여 온라인 제출을 시범운영한다는 공지를 하게 되었다. 종이서류 중심의 오랜 관행에도 불구하고, 온라인 서류제출 제도는 빠르게 확산되기 시작하였다. 충분한 시범운영기간을 거치기도 하였고, 규정개정 이후 보도자료 배포 등을 통한 홍보도 실시한 덕에 총 서류제출 건 중 온라인으로 제출한 비율은 도입 초기부터 약 35%정도를 차지하였다. 여기서 그치지 않고 제도의 빠른 정착을 위하여 나라장터 신청화면에서 팝업창을 통해 온라인 서류제출 기능을 안내하였으며. 개별 업체에 전자우편을 통한 홍보도 적극적으로 실시하였다. 이러한 노력에 힘입어 도입 10개월째인 2018년 8월, 온라인 제출 비율은 처음으로 50%를 넘어섰다. 이와 같은 제도의 정착을 통해 민원실에서 빈번히 발생하였던 담당공무원과 민원인과의 다툼은 보기 힘든 풍경이 되었다. 담당공무원 입장에서는 손쉬운 서류제출방법을 함께 안내할 수 있어 서류보완이 필요한 민원인과의 마찰을 겪지 않아도 되는 이점이 있다. 또한 업체의 경우 서류제출을 위한 민원실 방문이 불필요해졌다. 뿐만 아니라 방문제출을 하는 고객들도 대기 시간이 크게 감소하였다. 온라인 제출 서류는 담당공무원이 방문고객 대기자가 많지 않은 시간대에 분산하여 처리할 수 있기 때문이다. 대구 달성군에서 제조업을 하는 김모씨는 얼마 전까지만 해도 “수출용 전기용품 및 생활용품의 안전인증 등 면제확인서”를 발급받고자 대구시청을 방문하여 발급받았다. 「정부24」에 온라인 신청·발급 서비스가 없어 수출용품에 대한 면제확인서가 필요할 때마다 매번 30km 떨어진 시청을 방문하여 민원신청을 하고 민원처리 시간동안 기다린 후에 면제확인서를 발급받고 사무실로 돌아가는 불편함을 겪어야만 했다. 2018년 6월 대구시에서「민원·공모 홈서비스」를 구축한 이후에 김모씨는 이 서비스를 통해 사무실에서 편리하게 면제확인서를 신청하고 수수료 납부 후 바로 발급받을 수 있어 시간과 교통비 절감 혜택을 받을 수 있어서 너무나 고맙다고 말했다. 대구시청에서 몇 개월간 대학생인턴 근무를 한 이모씨는 취업을 위한 제출서류로 “대학생인턴 근무확인서”를 발급받고자 하였으나 시청을 방문하여 확인서를 발급받을 수 밖에 없었다. 그러나, 시민편의를 위해 구축된 「민원·공모 홈서비스」를 통해 휴대폰으로 본인인증을 한 후 발급 신청을 하고 필요시마다 근무확인서를 여러 장 발급 출력할 수 있게 되었다.