대학의 연구비 관리시스템 개선방안

우리나라의 대학회계는 교비회계와 기성회 회계로 구분되어 회계처리되는데, 사립대학의 경우는 학교법인회계가 추가된다. 일반적으로 연구개발비는 국립대학의 경우 학교 기성회회계, 사립대학의 경우는 교비회계로 편성되어 사용되고 있다. 그러나 기성회 회계나 교비회계에 관한 회계처리는 국립대학의 경우는 국립대학에 대한 비국고회계에 관한 규정에 따라 이루어지고 있으며, 사립대학의 경우는 사학기관재무회계규칙과 사학기관재무회계규칙에 대한 특례규칙에 따라 이루어지고 있다. 그런데 비국고회계는 기성회회계에 대해서만 규정하고 있어 사실상 연구비 관리에 대한 회계기준은 마련되어 있지 않은 실정이다. 또한 사학기관 재무회계규칙과 동 특례규칙은 교육활동 중심으로 구성되어 있으며, 법인회계와 학교회계를 구분하고 학교회계에서 법인으로 자금전용을 막는 데에 치중한 통제위주의 회계규칙이다. 둘째, 대학이 지원받은 연구비를 합리적이고 투명하게 관리해야 할 책임은 accountability 측면에서 중요하다. 즉, 연구개발활동에 대한 계약이 이루어지면 연구활동을 수행하는 대학은 계약한 내용을 충실히 달성해야 하고 연구비를 해당 계약과제를 위해 충실히 사용할 책임이 있다. 이러한 연구비 사용의 투명성과 효율성을 통한 계약책임을 충실히 이행해야 하는 책임과 관련하여 전통적으로 사용되어 온 개념이 "회계책임"(accountability )이다. 전통적으로 공공부문에서 accountability의 이행을 촉구하기 위한 활동으로 이루어진 것이 회계감사이다. 과거에는 회계감사가 청렴 및 성실(probity ), 규칙준수(compliance), 통제(control)에 초점을 두어 왔으나 현재의 추세는 효율성(efficiency ), 효과성(effectiveness), 원가절감(cost savings), 합리화(streamling) 등과 같이 공공부문의 경영관리적 특성이 강조되고 있다. 개인별 관리체제 하에서 연구개발계약은 외부의 연구비 지원기관과 연구책임자가 직접적으로 계약을 체결하거나 정부와 대학의 부설연구소장 또는 총장이 계약주체로서 계약이 체결되게 된다. 연구책임자와 직접 계약을 체결할 경우에는 일반적으로 연구비가 연구책임자 개인계정으로 직접적으로 이체되게 되며, 부설연구소장이나 총장과 계약을 할 경우에도 연구비는 대학본부나 부설연구소를 경유하여 연구책임자 계정으로 입금된다. 따라서 이러한 연구비 관리체제에서는 연구비가 연구책임자 개인계정에 직접 입금되어 연구책임자 개인이 직접 연구비 지출을 관리하므로 연구비 관리를 위한 외부통제 메커니즘이 전혀 작동되지 않고 있는 상태라 할 수 있다. 이런 경우 연구비에 대한 통제가 전적으로 연구책임자 개인의 자기통제장치에만 의존하게 되므로 연구비 관리의 투명성, 효율성 문제가 심각하게 제기될 수 있으며 내부통제의 기본장치인 수입과 지출의 별도관리조차 이루어지지 않고 있기 때문에 내부통제시스템 발전단계상 가장 낮은 단계에 해당한다고 볼 수 있다. 연구비 중앙관리제도는 대학 연구기능의 활성화와 더불어 연구비 규모가 크게 증가함에 따라 연구비에 대한 체계적이고 효율적인 관리의 필요성을 인식하여 1980년대 후반부터 국내대학에 도입되기 시작하였다. 1987년에 서울대학교가 연구처를 출범시켰으며, 1988년 연세대학교와 아주대학교가 대학본부에 연구처를 신설하였다. 그리고 1992년에 고려대학교가 연구교류처를 신설하였으며 1994년부터 각 대학들이 중앙관리제도를 본격적으로 도입하기 시작하였다. 그러나 연구비 중앙관리제도의 실질적인 운영의 시작은 불과 최근 1∼2년 사이에 이루어졌다고 볼 수 있다. 연구비 중앙관리의 목적은 교수들의 연구비 회계관리의 부담을 덜어줌으로써 연구의 효율성을 극대화시키는 한편, 연구비 집행의 신속성과 융통성을 확보하여 연구자 자신이 연구 수행과정에서 행정적인 사무처리로 인하여 발생할 수 있는 연구의 지연을 최소화하는 데 있다. 그러나 이것은 연구활동수행자 측면에서의 목적이고 자금출연자, 즉 정부측면에서 제도도입의 목적은 정부가 제공한 연구비가 연구활동에 투명하게 효율적으로 사용되게 하기 위한 것이라 볼 수 있다. 최근 대학 연구비 관리의 효율성 및 투명성 개선을 위해 도입된 제도가 연구비 중앙관리제도이다. 연구비 중앙관리에 대한 명확한 정의를 내리기는 어렵지만 한 연구는 다음과 같이 정의하고 있다. 연구비 중앙관리란 일정한 전담기구가 구성원 개개인을 대신해서 일정한 단위 연구기관에서 그 구성원들이 수행하는 제반 연구에 필요한 경비를 조달하고 집행하는 절차를 통합적으로 관리하는 연구비 관리체계이다. 이것은 최소한의 비용으로 최대한의 연구효과를 내기 위해 연구비 입금에서부터 최종 지출까지의 과정에서 법령이나 자체규칙에 따라 공식적인 절차를 거쳐 공정하고 합리적으로 제반 업무를 수행하며, 회계감사나 기타 이해관계인에게 언제든지 관련자료를 제시할 수 있도록 연구비의 집행내용을 일정한 서식에 관련 증빙서와 함께 기록·비치하는 행위를 의미한다. 혼합형 관리체제는 대학에서 연구비 관리의 투명성, 효율성 문제가 제기되면서 정부가 대학 연구비관리에 중앙관리시스템 도입을 요구하자 많은 대학들이 연구비 중앙관리시스템을 도입하게 됨으로써 나타나게 된 과도기적 관리체제라 할 수 있다. 즉, 대부분의 대학들이 대학의 모든 연구과제의 연구비를 중앙에서 관리하는 체제를 도입하기보다는 우선적으로 정부수탁과제만을 대학본부에서 중앙집중적으로 관리하고 나머지 과제들은 여전히 기존의 부설연구기관에서 연구비를 관리하는 체제를 말한다. 이 체제에서는 연구비 관리권한이 대학본부와 대학부설연구기관으로 분산된 이원 관리체제 형태를 띠게 된다. 이러한 이원적 관리형태는 관리구조상의 차이 및 권한위임수준의 차이 등으로 대학마다 그 형태가 조금씩 다르다. 이러한 관리체제는 부설연구기관 중심의 관리체제보다 관리의 효율성, 투명성 측면에서 한 단계 발전한 관리체제이지만 대학 전체의 통일된 관리를 위한 통제구조가 체계화되지 못한 상태에 있으며, 중앙과 부설 연구기관의 이원적 관리통제는 중복된 관리통제행위 등 비효율적인 관리비용을 발생시킬 수 있다. 중앙집중형 관리체제는 대학에서 수행하는 연구개발과제의 연구비를 모두 중앙에서 통제하는 방식이다. 이 체제에서는 연구비 집행기준과 집행 절차가 표준화되어 있어 모든 부설 연구기관이 이러한 기준과 절차에 의해서 연구비를 집행하며 대학 전체의 연구비 관리통제 정보를 중앙에서 관리하게 된다. 또한 연구비 관리를 담당하는 인력과 조직이 하나의 조직 체계로 구성되어 중복된 통제활동으로 인한 비용과 인력의 낭비를 방지하는 등 연구비 관리의 효율성과 투명성을 높일 수 있다. 그러나 중앙집중형 관리체제가 효과적으로 이루어지기 위해서는 권한과 책임의 적절한 위임과 관리의 유연성 제고가 필요하다. 기준과 절차의 통일성을 지나치게 강조하면 연구활동의 경직성을 초래하여 연구생산성을 저하시킬 수 있기 때문이다. 따라서 중앙에서 표준화해야 할 기준과 절차를 합리적으로 정하고, 연구책임자에게 위임되어야 할 권한과 책임의 범위에 대한 전 연구자와 지원기관간의 합의와 수용이 이루어지는 것이 중요하다. 연구비 중앙관리제도는 연구책임자 개인이 관리하던 연구비를 단순히 대학본부에서 관리하는 것만을 의미하는 것이 아니다. 중요한 것은 연구비를 중앙에서 관리하는 것이 아니라, 연구비가 효율적이고 합리적으로 사용되고 투명하게 관리되며 그 사용정보를 신뢰할 수 있는가이다. 연구비 중앙관리는 이러한 연구비 사용의 효율성, 투명성을 높이기 위한 하나의 장치라고 볼 수 있다. 따라서 연구비를 중앙에서 관리한다 하더라도 적합한 통제 메커니즘이 갖추어지지 않으면 연구비의 효율적이고 투명한 관리가 이루어지기 어렵다. 대학 내의 모든 연구비 관리에 대한 표준화된 통제 규정 및 절차의 적용, 권한의 위임과 책임부여를 통한 책임관리체제, 유연한 관리시스템, 명확한 내부통제시스템 구축, 보상시스템의 공정성 제고, 평가시스템의 합리성과 회계책임 이행을 위한 보고체계의 개선 등 연구비 관리시스템의 전 부문에 대한 혁신과 개발이 이루어져야 할 것이다.