선행기술조사 전문기관 발전방안 모색을 위한 연구

대화 일정에 대하여도 관리할 책임이 있다. 심사 처리를 계획적으로 추진하기 위하여 심사실과 특단의 대책이 없는 한 늦어도 대화실시월의 이전 달 15일까지 대화예정 일정방안을 마련 하고 심사장 또는 심사실 담당자에게 송부하여 대화 일정을 조정한다. 또한 월말 (영업일 5일 내 정도)에 대화를 설정한 경우, 보충 검색을 지시하는 등의 이유로 2회차 대화가 납품월의 다음 달이 되었을 때 지연 안건이 되는 경우가 있다. 이 점을 고려하여 대화 예정안을 작성할 것. 다만 심사관 측의 요청으로 1회차 대화를 납품월의 월말 영업일 5일 내로 설정한 경우, 2회 차 대화를 납품월의 다음 달에 실시한 경우에 대하여는 납품 지연으로 다루지 않도록 한다. 또 대화예정 약 1주일 전 ~ 늦어도 전날까지 검색 업무팀에게 대화예정안건의 출원 번호를 연락한다. 또한 대화 일정은 월말에 늦어지지 않도록 그 달 안의 진척에도 주의해야 한다. 대화일정 관리에 있어서는 등록조사기관과 특허청과의 왕복 이동하는 시간을 요하는 것으로, 비효율적이지 않도록 소정의 건수를 한 번에 대화할 수 있도록 조정한다. 대화예정안건으로 검색 업무팀에게 연락한 후에 예정됐던 대화를 중단하는 경우는 검색 업무팀에게 해당 안건의 출원 번호를 반드시 연락한다. 이하의 내용은 검색자에게 주의를 촉구할 필요가 있다. 심사관으로부터 대화공간에 대하여 사전연락이 있으므로, 당일에는 1층 엘리베이터 홀 또는 해당 층의 엘리베이터 홀에서 전화하여 집무실 밖에서 만나도록 한다. 또한 통상 엘리베이터 홀 (특허청사의 서쪽)에서 만나지만 16층의 대화공간에서 대화가 진 행되는 경우 16층의 엘리베이터 홀에서 전화하지 않고, 특허청사의 동쪽(화물용 엘리베이터 쪽)의 담화공간 (담화공간 내의 전화사용가능)에서 만나도록 한다. 또, 담화공간을 사용할 수 없는 때 (담화공간의 입구에 게시됨)에는 임시 대합실에서 만날 것. 그리고 다음의 내용에도 주의한다. a. 검색자는 대화공간 이외의 심사실 집무공간 출입을 금함 b. 검색자는 심사관과 함께 대화공간에 입실한다. c. 검색자는 신분을 증명할 뱃지·신분증 등을 외부에 보여지도록 휴대한다. d. 검색자는 대화공간에 대화와 관계없는 서류를 가져가지 않도록 한다. e. 검색자는 대화공간에서 휴대전화를 사용하지 않도록 한다. f. 미공개정보를 포함한 서류는 대화 후 필요없게되면 검색자가 대화공간에 설치된 파쇄기에 처리한다. 등록조사기관이 조사업무를 실시할 경우는 사양서에 기초하여 조사업무부문마다 조사업무실 시자 (이하「검색자」라고한다)가 조사업무지도자(이하「지도자」라고 한다)를 선임하여야 한다. 지도자는 담당하는 부문에 대하여 조사업무가 적절히 수행되도록 부문에 대응하는 특허청심 사실의 심사장과 항상 연락조정을 제대로 하면서 부문전체업무를 관리한다. 따라서, 심사실문의 창구로서의 기능을 할 필요가 있다. 지도자는 지도자업무를 개시하기 전 및 업무개시 후에도 정기적으로 심사장으로부터 평가를 받을 필요가 있고, 부적격이라고 판단된 경우에는 지도자업무를 수행할 수 없다(3. 6참조). 지도자요건으로는 검색외주사업 사양서의 「고품질검색보고서작성 및 대화를 실시하기 위한 검색보고서 교열 및 검인, 검색자에 대한 검색보고서 작성 및 검색보고에 필요한 지도‧감독‧관 리 및 납품계획 책정 및 그것을 착실히 수행하기 위한 심사실담당자와의 연락조정 등을 해야 한다.」라는 취지를 정하고 있기 때문에 이러한 업무를 실시할 능력을 갖고 있을 필요가 있다. 지도자는 검색보고서의 교열 및 검인을 할 능력, 검색자에 대한 검색보고서 작성 및 검색보고에 필요한 지도, 감독, 관리 등 실시할 수 있는 능력, 또한 심사실담당자와 연락조정능력을 갖는 것에 대하여 실제로 업무를 행한 결과를 근거로 한 심사장의 정기적인 평가를 받아야만 한다. 이것을 지도자업무실적 비평이라 부르고, 특히 실제로 지도자업무를 행한 결과로서의 실 적이나 심사실과의 연락조정실적이라는 관점에서 지도자가 구체적으로 어떠한 행동을 취하고 있는지 사실에 기초하여 비평이 이루어진다. 지도자업무실적 비평은 검색자평가 등에 기초하여 협의 (3. 3 참조)의 실시시기에 따르고, 7월, 10월, 1월, 3월에 실시하는 것으로 예정한다 (단, 10월, 3월은 평가실시가 생략될 경우가 있다.). 지도자업무실책 비평의 결과에 대하여 등록조사기관의 경영‧관리부문에 대한 피드백이 이루어진다. 지도자업무실적 비평 (3. 6 참조)에서는 지도자의 업무실시능력에 관한 평가가 (1) 연락조정, (2) 납품관리․업무관리, (3) 품질관리․지도의 각 시점에서 행하여진다. 본 메뉴얼 제2-4장에서 표기한 업무를 「고품질」, 「정확한 납기」 등을 목표로 하여 현실에서 실시해 나갈 때에는 장해가 되는 여러 가지 문제가 발생하는 것이 통상적이므로 지도자에게는 그 과제에 유연하고 적절히 대응하여 사양서에 정해진 대로 업무를 달성할 능력이 요구된다. 본 장에서는 현실에서 발생한 사례를 토대로 본 사업의 실시에 있어서 어떠한 문제가 발생 할 것인지, 지도자로서 취하여야 할 대응책으로서는 어떠한 것이 있는지에 대하여 상기 (1) 연락조정, (2) 납품관리․업무관리, (3) 품질관리․지도의 각 관점으로부터의 사례에 대해 살펴보고, 이에 더하여 지도자의 능력향상에 이바지할 것을 목적으로 한다. 따라서 여기에서 드는 사례에 한정하여 본 사업에서의 대응책을 찾는 것에 그치지 않고 구체적인 대응책은 각 등록조사기관의 실정에 따라 검토하여 세우는 것이 지도자에게 요구되고 있다. 경험이 적은 검색자 혹은 심사관의 평가가 낮은 검색자 등 특히 업무 향상을 시도할 필요가 있는 자에 대하여는 검색보고서 작성 및 대화에 대한 지도를 중점적으로 실시할 필요가 있다. 평가가 낮은 검색자에 대한 지도는 매 4반기마다 검색자평가 등에 기초한 협의(이하 「검색 자협의」라고 한다. 후기 3. 3참조)에 따라 심사관의 지도사항에 입각하여 실시한다. 또한 신입과 신규주제(단)을 담당하는 검색자에 대하여는 심사관의 OJT (초기평가) 가 행해지고 있기 떄문에 지도자는 이 OJT에 입회하고 (신입에 대하여는 반드시 첫 회는 입회하도록한다. 또한 경험자에 의하여 신규주제(단)가 있는 경우는 필요에 의해 입회한다. 심사장과 상담요함.), 심사관 지도내용을 파악하도록 노력하고 지도를 실시한다. 지도는 검색자가 실제로 심사관과 하는 대화와 같은 형식으로 하고, 문제점을 추출하고 개선을 위한 지도를 하는 것이 좋다. 업무에 숙달한 검색자에 대하여도 필요에 따라 정기적으로 검색 보고서를 견본체크하여 피어링을 실시함으로서 품질을 유지함과 동시에 좋은 점이 있으면 다른 검색자에게 피드백하는 것도 중요하다. 등록조사기관에는 심사추진실에서 매월 전체안건평가 데이터가 피드백 되고있고, 더하여 평가 표의 적극FB란에 체크가 된 안건에 대하여는 매주 피드백이 이루어지고 있다 (후기 3. 4참조). 평가 데이터는 검색자 협의의 시기를 기다리지 않고 적절히 확인·분석을 실시하고 향후에 변동이 없는지 항상 살피고 감독·관리하는 것이 중요하다. 특히 낮은 평가를 받은 안건에 대하여 그 이유를 분석함 (기타란에 기재된 코멘트가 있는 경우는 그 코멘트 내용을 바탕으로)과 동시에 검색자와 협의를 갖고 향후 그런 낮은 평가의 안건이 발생하지 않도록 대처 (지도의 강화)를 해나갈 필요가 있다. 또한, 좋은평가 (좋은 답변)를 얻은 안건에 대하여는 관련 검색 자에게 피드백하고 의욕을 촉구시키는 것도 중요하다. 또한 심사관의 평가에 대하여 분명한 오해, 기타 잘못이 있는 경우는 검색자협의 (3. 3 참조)에서 심사장과 협의를 갖는다. 검색자에 대한 지도방법에 대하여는 검색자 각각에게 응하고 바람직한 방식을 검토할 필요가 있다. 다른 지도자와도 연계하고, 특히 평가실적이 향상되지 않는 검색자에 대한 지도는 복수의 지도자와 공동으로 (또는 베테랑검색자와 공동으로) 대처하는 것이 바람직하다.