디지털 전환 시대의 공공기록정책 : 기록자산으로서 정보의 관리 document_id A220623131832

행정안전부 전자정부국은 행정정보시스템의 디지털정보 보존을 본격추진하기 위하여 전자정부법 개정을 추진하고 있다. 디지털정보의 보존은공공기록물법에 규율된 사항이라 개정이 될 경우 양 법률 간의 갈등이 예상된다. 이러한 상황에서 공공기록정책의 전환은 더 이상 미룰 수 없는 과제가 되었다. 현재의 공공기록정책은 디지털정보를 관리하기에 미흡하다.이 연구의 목적은 디지털 전환에 대응한 공공기록정책의 방향을 제시하는것이다. 이를 위하여 최근 공공기록정책이 어떠한 변화양상을 보이는지영국과 호주를 사례로 분석하였다. 정보관리로의 확장, ‘디지털 연속성’ 관리, 자산으로의 정보의 관리, 정보거버넌스 체계의 구축이라는 특징을 도출하였으며, 행정정보시스템의 디지털정보의 경우 보존과 활용 목적을 동시에 충족시켜야 한다는 점에서 기록자산으로서의 정보관리 접근법을 강조하였다. 공공기록정책의 전환과 확장이 절실한 시점이다. 전자정부국의 디지털정보 보존 업무 추진 계획과 전자정부법 개정 추진에 대처하는 자세는 공공기록정책 전환의 필요성과 시급성을 인식하고 실천하는 것이다. 지금 우리는 기록과 정보를 구분하여 관리하는 것이 불가능한 환경에 서 있다. 최근 영국과 호주 등에서 진행되는 공공기록정책의 변화는 기록관리의 확장이면서 전환의 성격을 띤다. 기록시스템으로 획득된 기록뿐 아니라 획득되지 않은 정보도 관리한다는 점에서 ‘기록관리의 확장’이며, 기존의 기록관리와는 다른 방법론으로 접근한다는 점에서 ‘전환’이라고 볼 수 있다. 그러나 이러한 정책 확장이나 전환 현상이 증거 가치를 추구하는 기록관리의 정체성을 훼손하는 것은 아니라고 본다. 기록관리가 공공기관의 설명책임성과 업무효율을 높이고 국민들의 권리와 신분 보호를 목표로 한다면 정책의 확장과 전환은 이러한 목표에 더 가깝게 가는 길이기 때문이다. 다만 Yeo가 지적했듯이 기록관리가 새로운 패러다임, 즉 정보패러다임으로 이행을 드러내는 조짐은 분명하다고 본다. 국내 상황 및 영국, 호주의 공공기록정책 분석을 통해 정리한 시사점은 다음과 같다. 첫째, 디지털 전환에 능동적으로 대응하려면 획득되었거나 선언된 기록을 관리하는 데에서 그쳐서는 안 되고, 기록자산으로서 조직의 모든 정보를 관리하고 보존해야 한다. 업무와 관련하여 생산·접수된 모든 정보가 기록이며, 이러한 정보가 의미 있는 상태를 유지하고 신뢰할 수 있도록 관리하는 것이 기록 관리다. 따라서 공공기관이 업무와 관련하여 생산 접수한 모든 정보를 통제하고 이 중 가치 있는 정보를 기록자산으로 관리할 필요가 있다. 둘째, 자산은 가치 평가를 전제로 성립한다. 기록자산으로서 정보의 가치를 판단할 때에는 업무증거능력뿐 아니라 정보로서의 활용과 재활용 가치를 고려해야 한다. 기록자산으로서 정보를 관리하기 위한 정책을 수립하고 정보조사를 실시하며, TNA 사례와 같이 보존기간, 자산의 역할, 접근 및 공유 등 기록관리 및 활용을 위한 항목들이 추가된 기록자산 등록부를 구축 관리하는 것이 바람직하다. 셋째, 데이터의 다양한 활용이 가능한 방식으로 보존하되 업무 맥락과 출처와의 연계가 이어질 수 있도록 관리한다. 이를 위하여 영국, 호주의 디지털 연속성 정책 및 자산관리 정책을 참조할 필요가 있다. 디지털 연속성은 이용가능성을 토대로 한다. 위험 평가에 기반하여 연속성을 유지할 수 있는 정책과 방안을 마련해야 한다. 넷째, 이러한 기록자산은 장기 보존을 필요로 한다. 가치 있는 자산을 장기적으로 보존할 수 있는 제도적, 기술적, 인적 토대를 확보해야 한다. 다만 현재의 활용성도 충분히 지원할 수 있는 보존 및 활용지원 체계를 함께 갖추어야 한다. 행정정보시스템 디지털데이터는 현용·준현용 단계와 비현용 단계를 분리하여 보존할 수 없으며, 현재적 활용성과 유리된 데이터 보존으로는 장기적 접근성 유지라는 디지털 보존의 목표를 달성하기도 어렵다.다섯째, 자산으로서 정보를 관리하려면 조직 내의 다양한 업무분야와의 협업이 필요하다. 조직 전체의 책임과 역할을 분담하는 체계를 제도적으로 마련하고, 장기적으로는 정보거버넌스 정책 도입 및 각 기관으로의 확산이 필요하다. 행정정보시스템의 디지털정보의 경우 시스템이 폐기되지 않는 한 대부분 현용 및 준현용단계로 존재하게 된다. 따라서 행정안전부 보고서에서와 같이 이러한 디지털정보가 비현용단계로 넘어갈 때 비로소 기록으로 보존되어야 한다는 분담체계는 적절하지 않다. 행정정보시스템의 디지털정보의 경우 보존과 활용을 동시에 고려한 정책이 필요하다는 점에서 기록자산으로서의 정보 관리 접근법이 필요하며 이를 위한 협력체계가 마련되어야 할 것이다.