행정 문서의 정의, 발신 원칙, 공고문의 효력 및 협업 시스템의 기대효과에 관한 규정과 운영 doc_id CNTS-00118876151_1

문서는 일반적으로 사람의 의사나 사물의 형태·관계 등을 문자·기호·숫자 등을 활용하여 종이 등 매체에 기록·표기한 것을 말하는데, 행정 기관의 의사도 문서의 형태로 표시된다. 행정상 공문서라 함은 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성하고 처리한 문서 및 행정기관이 접수한 문서를 말한다. 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제3조 제1호에는 “공문서란 행정 기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면·사진·디스크·테이프· 필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.”라고 규정하고 있으며, 전자문서에 대해서는 영 제3조 제2호에서 “컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자 적인 형태로 작성되거나, 송신·수신 또는 저장된 문서”로 규정하고 있다. 한편 민원 처리에 관한 법률 시행령 제30조제1항에는 행정기관의 장이 ① 출력 매수의 제한조치, ② 위·변조방지조치, ③ 출력한 문서의 진위 확인조치 등을 취하여 민원인에게 통지한 전자문서를 민원인이 출력한 경우 이를 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제1호에 따른 공문서로 인정하고 있다. 1) 발신 원칙(영 제15조제1항) 가) 문서는 직접 처리하여야 할 행정기관에 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 행정조직상의 계통에 따라 발신한다. 나) 하급기관이 바로 위 상급기관 외의 상급기관(바로 위 상급기관에 대한 지휘·감독권을 갖는 상급기관)에 발신하는 문서 중 필요하다고 인정되는 문서는 바로 위 상급기관을 거쳐 발신하여야 한다. (영 제15조제2항) 다) 상급기관이 바로 아래 하급기관 외의 하급기관(바로 아래 하급기관의 지휘 · 감독을 받는 하급기관)에 문서를 발신하는 경우에도 필요하다고 인정되는 문서는 그 바로 아래 하급기관을 경유하여 발신하여야 한다. (영 제15조제3항) 라) 문서는 처리과에서 발송한다(규칙 제12조제1항). 다만, 인편 또는 우편으로 발송하는 경우에는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있다. 마) 다음의 경우에는 문서를 생산한 처리과의 장의 승인을 받아 이미 발신 할 문서의 수신자를 변경하거나 추가하여 다시 발신할 수 있다. 이 경우 승인 날짜 등 관련 정보를 업무관리 시스템이나 전자문서 시스템으로 관리 하여야 한다. 공고문서의 효력발생(영 제6조제3항) 고시, 공고 등 공고문서는 그 문서상에 효력발생 시기를 명시하고 있지 않으면 그 고시 또는 공고가 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생한다. 여기서 5일의 경과기간은 일반에게 그 내용을 알리는데 필요한 최소한의 주지기간으로 볼 수 있기 때문에 공고문서에 효력발생 시기를 명시하는 때에는 최소한 5일 이상의 주지기간을 주어야 할 것이다. 다만, 행정절차법 제15조제3항에서 “제14조 제4항의 경우 다른 법령 등에 특별한 규정이 없으면 공고일부터 14일이 경과한 때에 그 효력이 발생 한다.”라고 규정하고 있는데 여기서 14일의 경과기간은 처분, 신고, 행정상 입법예고, 행정예고 및 행정지도의 절차에 관하여 송달 받을 자에게 공고를 통하여 송달하는 경우에 한하여 우선적으로 적용된다 할 것이다. 협업시스템의 기대효과 1) 기관 내·간 협업한 공무원들에게 감사 메세지와 함께 협업 포인트를 주고 받을 수 있으며, 협업을 잘하는 공무원에게 인센티브 부여 등 협업·소통 활동에 사용자의 자발적인 참여를 유도하며, 협업·소통의 활성화로 불필요한 출장근무를 최소화하여 행정의 효율성을 크게 향상시킬 수 있다. 2) 영상회의, 쪽지창(messenger), 담벼락 등 의사소통 도구의 다양화로 업무 처리 과정에서 기관 간 협업이 자연스럽게 이루어질 수 있고, 시간·공간 상의 제약을 제거하여 비용 절감 및 생산성 향상을 도모할 수 있다. 3) 협업시스템(온-나라 문서, 온-나라 지식)간 통합운영 기반의 환경(사용자 계정 통합관리, 주요기능의 개방형 서비스 제공 등) 제공으로 부처·지자체 공무원들이 칸막이 없이 상호 소통·협업이 가능하도록 사용자 편의성 및 접근 용이성을 제공한다.