행정기관의 세종시 이전 및 이원화에 따른 비용 절감과 행정 효율성 제고를 위한 영상회의 시스템 구축 및 활성화 방안 doc_id CNTS-00118884436_59

이러한 시간적, 금전적 비용을 절감하고 행정효율성을 제고하기 위해 ICT기술을 활용한 디지털협업의 중요성과 필요성이 크게 대두되었다. 특히 원격지 기관간 영상회의를 적극적으로 활용하여 출장수요를 줄이고, 시간ㆍ공간의 제약을 벗어나 자유로운 협업ㆍ소통의 문화를 정착시키는 것이 해결방안의 하나로 주목받게 되었다. 영상회의(Video Conference)란 지리적으로 멀리 떨어져 있는 사람들 간에 직접 대면하지 않고서도 첨단 IT인프라를 활용하여 일대일 또는 다자간 회의를 실시간으로 진행할 수 있는 시스템을 말한다. 기술발전에 따라 단순한 영상 및 음성을 제공하는 범위에서 벗어나 문서, 이미지, 동영상 등 콘텐츠를 서로 공유하여 협업업무를 수행할 수 있도록 구축된 시스템으로 발전하였다. 정부내에는 2000년부터 영상회의실을 마련하기 시작하여 2013년 5월 기준으로 485개의 영상회의실이 구축되어 운영되고 있다. 2012년은 행정환경에 큰 변화가 일어나는 중요한 시기였다. 그동안 서울과 과천에 집중되었던 중앙행정기관이 2012년 9월 국무총리실을 시작으로 다수의 기관이 세종시에 이전함으로써 세종청사 시대를 맞이하게 되었다. 2014년까지 16개 중앙행정기관 및 20개 소속기관, 16개 국책연구기관이 세종시로 이전하여 자리잡게 될 예정이다. 이에 따라 세종시 중심 행정기능의 활성화가 절실히 필요한 상황이나, 국회, 청와대, 일부부처가 여전히 서울에 남게 되어 서울과 세종시간 이원화에 따른 출장시간 및 비용 증가 등의 우려가 제기되었다. 이러한 시간적, 금전적 비용을 절감하고 행정효율성을 제고하기 위해 과학기술을 활용한 디지털협업의 중요성과 필요성이 대두되었다. 특히 원격지 기관간 영상회의를 적극적으로 활용하여 출장수요를 줄이고, 시간ㆍ공간의 제약을 벗어나 자유로운 협업ㆍ소통의 문화를 정착시키는 것이 해결방안의 하나로 주목받게 되었다. 그동안 서울과 과천에 집중되었던 중앙행정기관이 2012년 9월 국무총리실을 시작으로 다수의 기관이 세종시에 이전함으로써 세종청사 시대를 맞이하게 되었다. 2014년까지 16개 중앙행정기관 및 20개 소속기관, 16개 국책연구기관이 세종시로 이전하여 자리잡게 될 예정이다. 이에 따라 세종시 중심 행정기능의 활성화가 절실히 필요한 상황이나, 국회, 청와대, 일부부처가 여전히 서울에 남아있게 되어 서울과 세종시간 이원화에 따른 출장시간 및 비용 증가 등의 우려가 있는 것이 사실이다. 이러한 시간적, 금전적 비용을 절감하고 행정효율성을 제고하기 위해 과학기술을 활용한 디지털협업의 중요성과 필요성이 크게 대두되었다. 특히 원격지 기관간 영상회의를 적극적으로 활용하여 출장수요를 줄이고, 시간ㆍ공간의 제약을 벗어나 자유로운 협업ㆍ소통의 문화를 정착시키는 것이 해결방안의 하나로 주목받게 되었다. 이와 더불어 영상회의실에 가지 않고도 본인의 PC에서 영상회의를 할 수 있는 PC영상회의 시스템도 2012년도에 구축, 운영하고 있다. 또한 원거리 기관 간 협업을 추진할 수 있는 디지털 행정협업시스템을 구축하였으며 그 기능 중 하나로 PC로 최대 100명까지 접속하여 영상회의를 실시할 수 있는 PC영상회의 기능을 구축하였다. 이처럼 영상회의 기반은 구축되었으나, 실제 영상회의 활용은 2012년도까지 그리 활성화되지 못했다. 이는 부처 이전이 아직 본격화되지 않아 각 부처에서 실제 사용 필요성을 크게 느끼지 못하고 있는 점, 기존 대면중심의 행정관행과 영상회의는 이용하기 어렵다는 부정적 인식 등 행정 문화적 측면에서 원인을 찾을 수 있다. 이밖에 기관 간 영상회의실 연계가 미흡하여 기관간 회의에는 이용할 수 없는 경우가 많고 영상회의실도 부족하다는 기반적인 측면 등으로 설명될 수 있다. 이에 따라 안전행정부는 행정문화 개선, 기반 개선, 법제도 개선을 포괄하는 종합적인 대책(행정기관 영상회의 활성화 방안, ’13.6.10)을 마련하게 되었다. 정부는 2000년부터 영상회의실을 마련하기 시작하여 2013년 5월 기준으로 485개의 영상회의실을 구축 운영하고 있다. 이와 더불어 영상회의실에 가지 않고도 본인의 PC에서 영상회의를 할 수 있는 PC영상회의 시스템도 2012년도에 구축, 운영하고 있다. 안전행정부는 영상회의 활성화를 위하여 행정문화 개선, 기반 개선, 법제도 개선을 포괄하는 종합적인 대책(행정기관 영상회의 활성화 방안, ’13.6.10)을 마련하였다. 영상회의 활성화 방안 안에는 각 행정기관의 주요회의체별 이용목표 설정 및 실적관리, ‘영상회의 활용 가이드라인’ 제작ㆍ배포 등 행정문화 개선 방안, 기관별 영상회의시스템의 상호연계를 위한 ‘영상회의 공통기반’ 구축, 영상회의실 확충, 웹기반 영상회의실 조회ㆍ예약 환경 개발 등 기반 개선 방안, 이를 뒷받침하기 위한 법제도 개선방안이 포함되었다. 현재까지 영상회의실 및 시스템은 각 기관이 개별적으로 구축ㆍ운영하고 있어 기관 내부에서만 사용되는 경우가 많았다. 또한 이기종 영상회의 장비간 상호호환이 잘 되지 않아 타 기관과의 영상회의가 곤란한 문제점도 있었다. 이런 기반 미비점을 개선하기 위해 안전행정부는 ‘범정부 영상회의 공통기반’ 구축을 2013년 말에 완료하였다. 이기종 영상회의 장비 간 상호연동 기능과 영상회의실 예약ㆍ조회 기능을 제공하여 더 편리하게 영상회의를 이용할 수 있는 환경이 마련되었다. 또한 국회와 세종청사간 영상회의시스템을 연결하였고(’13.8), 청와대와 행정기관과의 원활한 협업ㆍ소통을 위해 청와대에 영상회의실을 구축하였으며(’13.12) 세종청사에 공용영상회의실을 추가 구축하는 등 영상회의 이용기반 확충에 지속적으로 노력을 기울이고 있다. 안전행정부는 긴급 현안에 대한 중앙-지방간 신속한 협의와 대응을 위해 영상회의를 적극 활용하였다. 또한 예상하기 어려운 재난 상황의 발생을 대비하여 사전 예방과 점검 차원에서 수시로 영상회의를 개최하였다. 장마 호우 피해 대비 취약시설 점검(7월), 여름철 전력 부족 비상대책(8월), 공직기강 확립(9월), 철도파업(12월) 등 긴급 현안에 대한 대책과 각 부처 협조사항 등을 신속하게 전파하고 지방의 대응상황 등을 반영하여, 보다 실효적인 방안을 도출하기 위해 노력하였다. 결과적으로 현안 발생에 따라 유연하게 개최되는 영상회의가 중앙과 지방의 의사소통 방식 및 회의체의 하나로 정립되었다. 그 결과 신속한 대응은 물론 지방의 실정에 맞는 정책의 집행과 환류 등이 가능해 졌으며, 물리적인 회의시간과 비용을 절약하는 등 행정 효율성이 높아졌다.