효율적인 비즈니스 수행을 위한 인재상, 문제 해결 사고법, 문서 작성 및 보고 원칙, 그리고 프레젠테이션 준비 전략 doc_id CNTS-00118884625_1

컴퓨터가 없던 예전에는 꼼꼼하고 치밀하여 돈 계산 등의 은행 업무를 실수 없이 처리하는 사람이 필요했다. 그러나 현재와 같이 컴퓨터로 모든 은행 업무를 처리하는 시대에는 주변 환경을 분석하고 유연한 사고로 고객과 가까워지기 위해 적극적으로 고객에게 다가가는 인재를 선호하고 있다. 특히 위 내용에서 ‘대인 관계가 좋은 사람’, ‘주변 환경을 분석하고 주도적으로 문제를 해결하여 많은 사람을 고객으로 만드는 사람’, ‘적극적으로 고객에게 가까이 가는 에너지 넘치는 인재’라는 내용에서 유연한 사고로 능동적이며 고객 지향적이어서 많은 사람을 고객으로 만드는 사람을 선호한다는 것을 볼 수 있다. 유연한 사고로 고객 지향적인 사람을 은행에서 선호하는 이유는 은행 업종도 경쟁이 심화되어 은행원들이 자기 은행에 있는 상품을 고객에게 적극적으로 소개하여 충성도 높은 고객으로 만드는 것이 중요하기 때문이다. 또한 경직되지 않은 사고로 은행 상품의 다양화에 대한 아이디어 창출과 고객에 다가가기 위한 프로그램 개발 등이 필요하기 때문이다. 효과적인 문제해결을 위한 네 가지 기본적인 사고는 발상의 전환, 전략적 사고, 내 ․ 외부 자원의 효과적인 활용, 분석적 사고로 이루어진다. ○○전자의 콘센트 없는 전기 주전자는, 첫째, 무선전화기, 휴대 전화 등의 제품처럼 전기 주전자도 콘센트를 제거하고 전력을 공급할 수 있는 장치를 사 용하면 전기 사용이 제한되는 야외에서도 사용할 수 있다는 발상의 전환으로 새로운 아이디어를 낼 수 있었다. 둘째, 내 ․ 외부 자원을 활용해 휴대 전화가 배터리를 장착하여 전기를 공급하게 된다는 것을 파악하였으며 전기 주전자는 휴대 전화보다는 용량이 큰 배터리를 사용해야 한다는 것을 파악하게 되었다. 셋째, 분석적 사고를 활용해 캠핑을 즐겨하는 고객을 상대로 사전에 수요 조사를 하여 판매량을 예측해 보고 생산품의 제조 과정에 드는 비용을 파악하여 수익성을 파악하였다. 넷째, 전략적인 사고를 통해 콘센트 없는 전기 주전자 개발과 더불어 휴대용 가스버너의 위험을 예방할 수 있는 조리 기구를 만들어 보급해 보자는 새로운 기획 아이템도 나오게 되었다. 비즈니스 문서의 작성 원칙은 다음의 네 가지와 같다. 첫째, 정확성이다. 정확성이란 비즈니스 문서는 오자나 탈자 없이 맞춤법과 띄어쓰기 원칙에 맞게 써야하고 핵심 정보를 누락하지 않고 객관적인 사실에 충실하게 작성하여야 한다. 둘째, 간결성이다. 군더더기 없이 간결하고 깔끔한 문장으로 작성하여 읽는 사람이 최대한 이해하기 쉽게 작성한다. 기호나 부호를 사용하여 개조식 문장으로 작성하며, 문장이나 단어가 중복되지 않도록 한다. 셋째, 설득력이다. 문서 내용이 모호하거나 추상적인 내용이 아니라 구체적이고 객관적으로 표현하며, 직접 표현이나 능동형 문장을 사용한다. 넷째, 일관성이다. 일관성이란 문서의 전체적인 내용이 일관되고 문장 구조화 표현 형태가 짜임새가 있으며 작성된 글자의 크기와 색 등이 통일된 것을 말한다. 비즈니스 문서의 작성 절차는 다음과 같다. 첫째, 업무 내용 파악 및 목표 설정이다. ○○기업의 신입 사원 연수 계획서를 작성하라는 K부장의 지시에 따라 신입사원에게 필요한 연수 내용이 무엇이며, 어떠한 절차를 거쳐야 하는지, 어느 정도의 시간과 예산이 소요되는지 파악하여야 한다. 둘째, 문서 전개 방향 구성 단계로 계획서의 구성을 어떻게 할지에 대한 설계를 미리 해보는 단계이다. 두 번째 단계에서는 서론, 본론, 결론으로 구성하거나 S쪽지를 활용하여 그림으로 설계하면 효과적인 전달이 될 것이다. S쪽지로 정리하면, 대상은 신입 사원 60명이며, 업무 전반에 대한 이해 부족으로 기업 조직 이해를 통해 현장 적응력 강화, 문서 작성 능력의 향상 등 업무 흐름에 대한 전반적 이해력 강화에 대한 연수를 필요로 하며, 1박 2일 연수를 통해 업무 전반에 대한 이해력 증진으로 업무 효율을 높일 수 있을 것이다. 가. 반드시 업무를 지시한 당사자에게 보고: 다른 상사에게 보고하거나, 다른 사람에게 대신 보고해 달라고 부탁하면 안 되며 반드시 지시한 당사자에게 직접 보고해야 한다. 나. 결과부터 보고: 상사에게도 자신의 업무가 있으므로 되도록 짧게 보고한다. 결과를 먼저 이야기하고 나서 그 이유와 경과 순으로 전달하는 것이 보고의 기본이다. 그러나 경과를 먼저 듣고 결론을 나중에 듣고 싶어 하는 상사도 있으므로 상사의 성향을 미리 파악할 필요가 있다. 다. 5W2H를 적용하여 보고: 5W2H는 업무 수행의 주체로 누가(Who), 문서에서 언급한 사실과 관련된 시간, 예정일로 언제(When), 문서의 사실과 관계된 장소로 어디서(Where), 문서의 핵심 대상물, 주제로 무엇을(What), 이 업무의 목적과 본질, 배경의 왜(Why), 구체적인 업무 추진 방법 의 어떻게(How), 예산, 가격, 목표 수준 등 숫자로 나타낼 수 있는 정량적인 내용의 얼마나(How much)이며 5W2H를 적용하여 보고한다. 라. 문서로 보고: 구두 보고를 하더라도 보고서를 반드시 작성해 둔다. 구두 보고를 할 때 준비해둔 문서를 전달하면 상사가 메모하는 수고를 덜 수 있고, 나중에 보고 여부를 두고 논쟁이 생기는 일도 막을 수 있다. 사례에서 제시한 ○○기업의 신입 사원 채용 과정 안내문을 분석해 프레젠테이션을 기획할 때, 프레젠테이션 상황에 대해 아래와 같이 분석해 볼 수 있다. 첫째, ○○기업에서 프레젠테이션을 보게 될 청중(면접관)은 기업 내 임원으로 구성되어 있어 ○○기업에 대한 전문가로 기업이 추구하는 인재상에 대한 요구가 많고 지식수준이 높은 편이다. 따라서 발표자는 자신이 ○○기업이 추구하는 인재상에 부합한 부분을 파악하고 슬라이드에 담아야 한다. 둘째, 프레젠테이션을 발표할 장소는 세미나실로 컴퓨터와 프레젠테이션 장비가 구축되어 자기소개 파일을 직접 작성해 발표할 수 있는 공간이다. 셋째, 작성할 시간이 60분이기 때문에 미리 슬라이드에 담을 내용에 대해 자료를 수집하고, 스토리를 구조화하고, 애니메이션이나 동영상도 미리 준비해 두어야 한다. 넷째, 발표 시간은 5분이므로 슬라이드는 7개 이내로 내용을 구성하여야 한다. 다섯째, 슬라이드에 포함할 내용은 진로 목표, 비전, 취업 준비 과정, 취업 후 진로 설계를 담아야 하므로 면접관의 눈에 띄게 작성하면 효과적일 것이다. 프레젠테이션을 준비할 때 발표자는 발표 장소에서 발생할 수 있는 여러 가지 문제 상황을 예측하며 슬라이드를 작성하고, 도구를 준비해야 한다. 첫째, 슬라이드를 작성하는 PC와 발표 장소에서 사용하는 PC에서 사용하는 소프트웨어의 버전, 글꼴, 운영 체제 등의 차이로 슬라이드의 레이아웃이나, 동영상 재생 불가능, 애니메이션의 효과 미실시 등의 문제가 발생할 수 있다. 이러한 문제점에 대비해 본인이 사용하는 노트북을 준비한다. 둘째, 발표 장소에서 사용할 프로젝터와 스크린이 작동하지 않을 때를 대비해야 한다. 우선, 발표 장소 관리자에게 미리 사전에 장치 점검을 확인하여 작동할 수 있도록 준비하고, 만약 그래도 문제가 발생할 경우 다른 도구를 사용할 수 있는 방법(전시 판넬, 매뉴얼 책자 등)을 활용하는 방법도 준비한다. 셋째, 무선 도구나 마이크 관련 사고에 대비해 무선 포인터를 여분으로 가지고 가거나 휴대용 스피커와 마이크 등도 추가로 준비할 수 있도록 노력한다. 또 마이크의 음량과 음질도 미리 사전에 파악하고 볼륨도 조절해야 한다. 이와 같이 다양한 문제가 발생할 수 있으므로 발표 시간보다 먼저 가서 꼭 확인하고 대비해야 한다.