성공적인 행사 개최를 위한 의전 예우, 장소 선정, 좌석 배치 및 참석자 편의 제공 등 종합적인 행사 운영 지침 doc_id CNTS-00118885968_5

대통령이 참석하는 공식행사는 대통령이 도착하기 전에 단상초청 인사가 있는 경우는 미리 착석토록 하는 등 식장정리를 마치도록 한다. 대통령이 식장에 도착할 때는 행사주관 기관장 등 2～3명이 식장 입구에서 영접한 뒤 식장까지 수행하는 것이 통상적인 관례이다. 행사 시작 1~2분전에 주요인사들이 미리 단상에 도착하여 주빈을 맞이하는 경우가 대부분이나 최근에는 행사 주빈이 다른 주요인사를 배려하는 차원에서 동시에 입장하는 예도 있다. 또한 행사의 취지에 적절한 동반입장자(국민대표 등)를 선정하여 함께 입장하는 경우도 있다. 대통령이 식장에 입장할 때 사회자의 “지금 대한민국 대통령께서 입장하십니다”라는 안내에 따라 자연스럽게 대통령을 향하여 박수로 환영의 뜻을 표한다. 이때 교향악단 등이 있을 때는 분위기에 어울리는 입장 음악을 연주하도록 한다. 외국의 국가원수 또는 행정수반의 영접에 관한 외국제도를 보면, 외빈영접에 관하여 미리 일정한 기준을 명문화하여 시행하는 나라가 있는 반면, 과거로부터 관례에 따라 적절히 예우하는 나라도 있다. 우리나라에서는 과거 김포국제공항에서 공항 환영･환송식을 거행하였으나 국제공항으로서 국내･외 이용객이 크게 증가함에 따라 전용기 탑승인 경우에는 1986. 9월에 완공된 서울공항(경기도 성남시 소재)에서 거행하여 오다가, 청와대 본관 건립 이후인 1992년 11월부터는 전용기 탑승 여부를 불문하고 청와대 대정원에서 검소하게 거행해 오고 있다. 우리나라의 외빈방한 접수는 ‘외빈의 격(格)’을 국가원수, A급 총리, B급 총리, 외교부 장관으로, ‘접수의 격(格)’을 국빈방문(State Visit), 공식방문(Official Visit), 실무방문(Working Visit), 사적방문(Private Visit)으로 구분하여 시행하고 있다. 대통령 외국방문에 따른 공항 환송･환영 행사는 경기도 성남소재 서울공항에서 검소하면서도 국가원수에 대한 예우 등을 고려하여 정중하게 거행한다. 대통령(내외분)이 행사장 도착전에 모든 환송인사와 행사요원은 정위치한다. 대통령(내외분)이 헬리콥터 또는 육로를 이용하여 행사장에 도착한 후 행정자치부장관의 영접을 받아 식장에 입장한다. 대통령(내외분)은 행정자치부장관의 안내로 환송 나온 인사들과 인사를 나누게 된다. 이때, 모든 수행원(공식･비공식)은 사전에 대통령 전용기에 미리 탑승한다. 인사교환이 끝나면 대통령(내외분)은 도보로 L･B(탑승교)를 이용, 전용기에 오르게 되는데 탑승전에 대통령(내외분)은 환송인사들에게 손을 흔들어 답례를 한 후 L･B를 통해 기내에 들어가게 된다. 각종 행사에 있어서 좌석배치의 기준은 의전 예우 기준을 토대로 행사의 성격, 주관기관 등에 따라 다음과 같은 요령으로 좌석을 배치할 수 있다. 단상좌석은 주빈석을 제외하고 각 집단별로 초청 인원수와 좌석의 배열형태를 고려하여 횡열 또는 종열로 배치한다. 주요정당의 대표를 초청하여 단상에 배치하는 경우, 원내 의석수가 많은 정당순으로 배치하는 것이 일반적 관행이나, 현재 정부 주요행사에서는 여당･제1야당 순으로 배치한다. 3부(府)의 초청인사 집단별 좌석배치순서는 관행상의 서열 즉 행정･입법･사법의 순으로, 각 부내(府內) 요인 간의 좌석은 각 부내의 서열 또는 관행을 존중하여 배치한다. 행정부 내의 동급 인사 간의 경우는 ｢정부조직법｣에 의한 행정 각부의 순서 및 국무회의 좌석배치순서 등에 의거하여 좌석을 정하며, 입법부 내 요인 간의 경우는 국회에서 관례적으로 사용하는 서열, 즉 국회의장, 부의장, 원내대표, 각 상임위원장, 국회의원, 사무총장, 국회사무처 차관급 순으로 좌석을 정한다. 단상좌석배치는 행사에 참가한 최상위자를 중앙으로 하고, 최상위자가 부인을 동반하였을 때에는 단 위에서 아래를 향하여 보았을 때 중앙을 기준으로 우측에 최상위자를, 좌측에 부인을 각각 배치한다. 그 다음 인사들은 최상위자 자리를 중심으로 단 아래를 향하여 오른쪽 및 왼쪽(右左) 순으로 번갈아 가면서 배치하는 것이 원칙이다. 정부행사의 경우, 과거에는 단 위(무대)에 좌석을 배치하였으나 근래에는 권위주의를 탈피하고 국민과의 공감대 형성을 위해 일반 참석자들과 같이 단 아래(객석)로 내려서 앞 줄에 주빈과 주요인사의 좌석을 배치하는 방식으로 운영되고 있다. 행사시설 여건상 불가피한 경우에는 부득이 단상에 배치할 수 있겠으나 가급적이면 단 아래에 배치하는 것이 행사운영상 무난할 것이다. 정부 의전행사에서는 정부조직 등을 고려하여 의전서열을 정하고 좌석을 배치하는 것이 원칙이다 모든 행사는 개최 목적과 의미를 가지고 있다. 행사주관기관은 이를 잘 살려 행사를 준비해야 한다. 국경일이나 법정기념일, 그 밖의 기념일은 행사 날짜가 정해져 있으므로 큰 무리가 없으나 그 외 행사의 경우는 일시, 요일, 장소, 날씨, 접근성, 편의 시설 등을 신중하게 검토하여 결정해야 한다. 행사담당 실무진들은 초기 기획단계에서 앞에서 언급한 기본적인 사항 이외에 실제 현장에서의 행사 참석자들이 보람과 긍지를 느낄 수 있도록 안내, 편의시설, 안전대책 등 행사진행 및 관리에 세심한 부분까지 철저히 준비하여야 한다. 특히, 주요 참석인사들의 의전에 신경을 집중하다 보면 일반 참석자들에 대한 준비나 응대가 상대적으로 소홀해질 수 있으므로 이 점을 유념할 필요가 있다. 행사 참석자들은 행사시설이나 여건이 불편하거나 물품이 부족하면 이는 곧 불만으로 표출된다. 기념식･학술회의･시상식 등의 행사장은 원칙적으로 자체 보유시설(회의실･강당 등)을 이용하되, 시설이 없는 경우에는 교통이 편리한 위치의 다른 공공시설을 우선 활용한다. 특히 옥외 행사인 경우에는 가급적 당해 행사와 직접 관련이 있는 장소에서 거행하는 것이 바람직하다. 관련되는 장소가 없을 때는 행사규모 등을 감안해 장소를 정해야 한다. 여러 장소 가운데 한 곳을 선정해야 할 경우에는 해당 장소의 위치, 수용인원, 초청인사의 참석에 따른 이동 시간과 입･퇴장로, 탑승차량의 진입 및 퇴장로, 주차장 수용대수 등을 종합적으로 고려해야 한다. 옥외행사시에는 갑자기 눈･비가 내리는 등의 악천후에 대비해 인근에 위치한 실내 예비 장소를 사전에 물색해 두는 것이 좋다. 행사장을 선정할 때는 실무책임자가 사전에 현지를 답사하여 행사장소의 위치, 초청인사 규모 및 입･퇴장로, 주차장 확보 등을 면밀히 검토하는 것이 필요하다. 기존시설을 최대한 활용하고 다소 규모가 작더라도 소박하고 검소한 행사를 개최하여야 한다. 지방자치단체의 경우 시군민회관 등 다목적 공연장, 야외공원 등을 활용하고 자체적 또는 같은 인근 지역 내의 합창단, 연주단, 지역출신 예능인들을 활용하는 것도 하나의 방안이 될 수 있다. 소규모 행사의 경우 사회자는 당해 기관의 홍보인력, 담당부서의 공무원 중에서 선정하는 것도 고려해 볼 수 있다. 특히 초청장, 안내 팸플릿 및 행사용 부스 등 과도한 시설설치 및 행사안내물의 제작사례가 발생하지 않도록 적정수량을 산출하는 것도 필요하다. 중앙행정기관 주관행사의 개최 장소는 상당수가 지방자치단체에서 이루어지고 있다. 관련 행사 개최시 해당 시도 및 시군구와 협력하여 시설과 자체 자원들을 활용하면 상생과 교류의 기회가 될 것이다. 초청장은 주차카드와 입장카드(필요시)를 함께 동봉하여 행사 15～10일 전에 발송하는 것이 좋으며, 너무 일찍 발송하게 되면 참석자가 이를 받은 후 분실 우려가 있고, 너무 늦게 발송하면 참석자가 선약 등으로 참석이 곤란할 수 있으므로 적정한 시간을 두고 발송하는 것이 좋다. 대통령 등 주요인사가 참석하는 행사의 경우에는 입장카드와 주차카드 제작시 사전에 관계기관의 협의를 거쳐야 하며, 필요시 검인절차를 거쳐야 한다. 주차카드 뒷면에는 주차장 도면을, 입장카드 뒷면에는 행사장 입장에 따른 안내사항을 각각 기입하는 것이 좋으며, 특히 주요인사는 주차장과 출입문을 일반 참석자와 별도로 구분하는 것이 행사 의전상 바람직하며 안내에도 편리하다. 일반적으로 초청장 봉투는 우편으로 발송할 경우에는 주소･성명을 기입하고 직위는 생략하며, 인편으로 직접 수령하거나 기관간 문서사송편을 이용하여 전달하는 경우는 소속기관명･직위･성명을 기재토록 한다. 행사를 개최할 때에는 일반참석자들의 주차공간을 미리 확보해야 한다. 요즈음 같이 주차난이 심각한 경우에는 더욱 주차공간 확보에 신경을 써야 한다. 아무리 행사를 잘 치렀다고 할지라도 행사를 마치고 돌아갈 때 주차장이 혼잡스러우면 감점요인이 될 수밖에 없다. 따라서 사전에 행사장을 선정할 때 반드시 주차장의 수용 가능대수와 함께 차량의 입장 및 퇴장로 등을 아울러 검토해 두는 것이 필요하다. 기본적으로 주차장이 복잡해질 우려가 있는 경우에는 초청장을 발송할 때 미리 대중교통을 이용하도록 안내한다. 특히 수만 명이 참석하는 행사의 경우는 충분한 주차요원 배치 등 차량 안전관리에 심혈을 기울여야 하고, 장애인 및 노약자를 위하여 콜밴 및 장애인 전용버스 운영, 사회복지사 배치 등의 배려가 요구된다. 또한 초청객이 식장에 원활히 입장을 할 수 있도록 대중교통 이용 유도는 물론, 중간집결지를 운영하고 버스를 이용한 단체입장도 고려해 볼 필요가 있다.