국가기록원의 주요 회의 기록 관리, 비공개 기록물의 공개 재분류, 기록관리 평가 및 인프라 구축, 그리고 국제적 기록관리 협력 및 기술 전수 활동 doc_id PCY_201503100920094411_12

『공공기록물 관리에 관한 법률』 시행령은 대통령, 국무총리, 차관급 이상이 참석하는 회의에 대하여는 회의록을 작성하도록 의무화하고 있으며 회의록을 생산해야 하는 회의의 범위에 대해서도 명확히 규정하고 있다. 정부가 주관하는 주요 회의는 국가의 중요한 정책결정에 대한 사항을 심의하거나 국민 실생활과 밀접한 사안을 다루는 등 그 내용과 역할이 매우 다양하다. 대통령이 참석하는 국무회의, 국민연금 기금운영(국민연금기금운용위원회)이나 도로명 결정(중앙도로명주소위원회) 회의, 국가 안보 정책의 방향을 결정하는 국방부 정책회의 등이 그 예라 할 수 있다. 회의 기록물로는 회의의 명칭, 개최 기관 및 부서, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행순서, 상정안건, 결정사항 및 표결내용 등을 기록한 것으로 회의록, 속기록, 녹음기록 등이 있다. 이와 같은 회의록은 정부의 정책에 대한 의사결정과정의 궤적으로서 후대에 이르러 역사적인 기록물로 자리매김 할 수 있는 중요한 기록물이다. 그러나 위원회 설치에 대한 각 개별법의 제·개정 등에 따라 위원회의 설치와 폐지가 자주 발생한다. 이는 곧 정부의 주요 회의에 대한 철저한 기록 관리의 중요성을 반증하는 요인이기도 하다. 회의록은 회의참여자의 ‘발언요지’만을 기록하게 되어있어 참여자들의 의사발언 의도나 맥락, 구체적 내용을 파악하기에는 한계가 있다. 기록의 생명은 사실적인 내용이 구체적으로 기록되어 전체 맥락을 파악하는데 있다 할 수 있다. 따라서 정부 주요 회의는 회의록뿐만 아니라 전체 ‘발언내용’을 담아내는 속기록이나 녹음기록 중 어느 하나를 생산하여야 하며, 녹음기록의 경우 녹취록을 함께 생산하도록 규정하고 있다. 이는 곧 국민의 알 권리를 보장하고 정부의 투명한 의사결정을 구현하기 위해 반드시 필요한 것이라 할 수 있다. 국가기록원은 그간 소장기록물의 적극적인 공개전환 및 기록정보 서비스 강화를 위하여 비공개 기록물의 공개 재분류를 추진해 왔다. 특히 2007년에는 공공기록물 관리에 관한 법률(이하 공공기록물법)의 전면 개정을 통해 ‘비공개 기록물중 생산년도 30년이 경과한 기록물은 공개한다’는 원칙, ‘공개재분류 후에도 비공개되는 기록물은 매 5년마다 다시 재분류한다’는 원칙 등을 신설하여 주기적인 공개재분류의 추진을 강화하였다. 이러한 조치는 점차 높아지고 있는 국민들의 정보공개요구를 반영하여 개인권리구제 및 공익실현, 학술연구 등 다방면에 기록물이 활용될 수 있는 기반을 마련하기 위한 것이었다. 국가기록원은 2007∼2009년까지 당시 국가기록원이 소장하고 있던 비공개·공개 미분류 기록물 전체에 대한 공개재분류를 실시하여 주기적인 공개재분류 체계의 기초를 닦았다. 이러한 기초 위에 2010년부터 비공개 기록물을 유형분류하여 체계적이고 지속적인 공개재분류 작업을 추진해 오고 있다. 2013년 기록관리 평가결과를 살펴보면 기록물관리 전문요원 배치완료로 제도적 기반이 마련된 중앙행정기관 및 시·도교육청은 인프라 부문(전문요원 배치 및 서고 시설·장비)에서 안정화 단계에 도달하였다. 2007년 이후 매년 평가를 받은 시·도교육청은 평가에 대한 경험과 기록관리 인프라 구축이 완료됨으로 인해 전년도에 비해 평가 점수가 상승(83.9→90.2점)하는 등 안정화 단계에 접어든 것으로 판단된다. 다만, 일부 중앙행정기관 및 시·도교육청의 경우, 1기관 전문요원 1인의 구조로 기록연구사의 육아휴직 또는 타 기관의 전출시 업무 공백이 발생하는 것으로 나타났다. 소속기관(특별행정기관 및 교육지원청)은 여전히 인력·시설·장비 등 인프라 확충이 필요하고 기록관리 업무대행자의 잦은 교체 등으로 전반적인 업무기반이 미흡한 것으로 나타났다. 특별지방행정기관은 2013년부터 전문요원(30명)이 단계별 배치 계획에 따라 배치(채용)될 예정임으로 개선 효과가 기대된다. 또한 2차 현장실사평가는 개별 기관방문평가에서 권역별 공동평가(2차 확정회의) 방식으로 변경하였다. 이는 국가기록원이 매년 200∼300개 기관을 개별적으로 모두 방문하는 비효율성을 일부 개선하여 상위기관 기록연구사가 참여하는 권역별 점검 회의를 공동으로 추진함으로써 평가과정 및 결과에 대한 각급 기관의 수용성을 제고시키는데 기여하였다. 기록관리 기관평가는 체계적인 업무를 위해 다음 해 평가지표를 전년도 3월 중에 사전 안내하고, 해당연도 1월 중에는 기록관리 평가계획 설명회를 개최함으로써 평가계획 안내 및 다음연도 평가지표(안) 의견을 수렴한다. 아울러 국가기록원은 전년도(2012년) 기록관리 평가결과 미흡기관(38개)을 대상으로 기록관리 역량강화 및 인식제고를 위해 기관별 ‘맞춤형 컨설팅’을 실시하였다. 기관별 현안 중심 교육 및 관리자 면담·토론 실시로 실질적인 도움을 제공하였으며 미흡기관별 취약 분야를 진단하고 개선방안 컨설팅을 실시하였다. 이러한 후속조치를 통해 기록관리 평가의 효율적 운영 및 미흡 기관에 대한 내실 있는 평가가 추진 될 수 있도록 준비과정을 마련하였다. 국제기록관리협의회(International Council on Archives, 이하 ICA)는 전 세계 기록물의 보존과 활용을 촉진시키기 위한 사명 아래 세계 기록문화유산의 보호 및 향상, 문화의 다양성을 존중하면서 의사소통을 발전시키기 위해 고군분투하는 UNESCO 3대[IFLA(국제도서관협회연맹), ICOM(국제박물관협의회), ICA] 문화기구 중의 하나이다. 국가기록원은 2012년 10월 스페인 톨레도에서 열린 ICA 원탁회의에서 4년 마다 개최하는 기록관리 분야 세계 최대의 행사인 ICA 총회 유치에 성공하여 개최를 준비하고 있다. 아울러 국가기록원은 ICA 집행이사 및 EASTICA(East Asian Regional Branch of the ICA) 의장국이자 대한민국 국가기록원으로서 전 세계 국가기록원 및 유관기관들과의 우호적 협력관계를 유지하고 우리나라 기록관리 발전을 위한 국제 교류협력을 증진하고 있다. 높아진 국제적 위상에 걸맞게 국가기록원은 개도국에 대한 선진화된 기록관리 기술을 전수하는 노력에도 힘을 쏟고 있다. 몽골과 2002년 교류협력 약정을 체결한 이래 지속적으로 양국의 기록관리 발전을 위해 협력하고, 2013년에는 몽골 측 자문단의 방문으로 기록관련 직무교육, 장비소개 등을 통해 우리나라의 선진기록관리 기술을 전파하였다. 7월에는 태국 국가기록원장을 비롯한 15명 직원이 기록물제도 및 열람서비스 벤치마킹을 위해 국가기록원을 방문하였다. 11월에는 이란 국립도서기록원과 기록관리협력을 위한 양해각서를 체결하여, 중동지역에 우리나라 선진 기록관리 기술이 진출할 수 있는 발판을 마련하였다. 또한 2013년도에는 국제 기록관리 연수과정을 추가 개설하여 국제 기록문화유산 관리과정과 함께 2개의 국제 연수과정이 운영되어, 모잠비크 등 6개국의 공무원이 참여하여 우리나라의 앞선 기록관리 제도와 보존기술 등을 배워 갔다.