국가기록원의 대학 기록관리 지원 체계 구축 및 기록물 분류·보존가치 평가 업무 수행 현황 doc_id PCY_201503100920094411_2

2008년부터 국가기록원은 대학의 기록관리에 도움을 주고 대학의 기록관리 인식제고와 체계 구축 지원을 위해 수요자 현장중심의 맞춤형 컨설팅을 추진해 왔다. 특히, 대학은 설립주체가 다양하여 조직체계와 운영방식이 각기 다르고, 또한 단과대학부터 종합대학까지 유형이 다양하여 맞춤형 컨설팅의 필요성이 높다. 이에 2013년 3월에 실시한 기록관리 컨설팅 수요조사 결과를 반영하여 10개 대학의 컨설팅을 12월까지 완료하였다. 대학 기록관리 담당자와 소속직원을 대상으로 한 컨설팅은 공공기록물법의 이해, 기록물 생산·보유현황 관리, 기록물분류체계, 기록물정리 및 이관, 기록관리 인프라 구축 등에 관해 실무능력 배양과 기록관리 인식제고에 중점을 두었다. 6월과 12월 두 차례에 걸쳐 국·공립대학교 50개 및 사립대학교 300여개를 대상으로 기록관리 조직·예산·업무·인력·시설·장비 및 기록관리 인식 등 현황조사를 실시하여 대학 기록관리 정책 수립에 활용하였다. 국가기록원은 2013년에 기록관리 시범대학 7개 대학을 새롭게 선정하였다. 2010년 제 1기(경북대 등 9개 대학) 시범대학에 이어 제 2기에서는 특히 계명대학교 등 사립대를 포함시켜 대학기록관리 체계 구축을 위한 지원을 확대하였다. 시범대학 기록관리 책임자 및 담당자를 대상으로 한 제 1차 간담회를 7월에 개최, 시범대학 지정서를 대학별로 전달하고 시범대학으로서 적극적인 협조를 부탁하였으며, 업무담당자의 의견을 청취하고 대학 기록관리 현안을 논의하였다. 그 외에도 온라인 커뮤니티를 활용하여 기록관 운영 규정의 표준안 마련 논의를 진행하였다. 또한, 대학과 국가기록원 간에 협업체계 구축 및 기록관리 공동 발전방안을 모색하기 위한 ｢대학 기록관리협의회｣ 운영 계획을 수립하였다. 이는 대학 기록관리 현황조사 결과, 국가기록원과 각 대학 간에 기록관리 정보와 문제점을 공유하고 개선책을 논의할 교류의 장을 구성할 필요성이 제기되었기 때문이다. ｢대학 기록관리협의회｣는 T/F운영협의회를 시작으로 경북대학교를 비롯하여 19개 대학으로 구성하였으며, 국·공립대와 사립대로 나누어 분과를 운영하였다. 대학은 공공기록물법 시행령 제3조의 공공기관으로 고등교육법 제2조 및 제30조, 그 밖의 다른 법률에 의하여 설립된 국·공립 및 사립대학교와 각종 학교를 총칭한다. 대학은 1999년 공공기록물 관리에 관한 법률 제정 시부터 국가기관, 지방자치단체와 함께 기록관리 대상 기관에 포함되었으며 대학의 특성을 반영하여 기록물을 자체적으로 보존 관리하도록 하고 있다.(공공기록물법 제19조, 동법 시행령 제25조·제 40조·제42조) 다만, 국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관이 지정한 기록물은 관할 영구기록물관리기관으로 이관할 수 있도록 하고 있다. 대학은 공공기록물법 제10조에 따른 기록관 설치 대상인 국·공립대는 물론, 사립대도 동법 시행규칙 제2조에 따라 기록물 보유량 5천권 또는 연간 생산량 1천권 이상인 기관이므로 기록관을 설치하고 체계적인 기록관리를 하여야 한다. 국가기록원은 아직 기록물분류기준표를 사용하는 각급 기관이 수시로 요청하는 단위업무의 신설·변경 건에 대한 보존기간 심사업무 또한 지속적으로 수행하고 있다. 2013년 동안 국가기록원은 중앙행정기관 7개, 특별행정기관 20개, 광역자치단체 1개, 기초자치단체 176개, 국공립대학 25개 포함 총 229개 대상 기관의 기록물분류기준표 단위업무에 대한 총 109,309건의 심사신청을 처리하였으며 여기에는 단위업무 신설 108,976건, 일부항목변경 333건이 포함되었다. 2010년과 2011년에는 업무관리시스템 도입기관의 증가 등의 이유로 기록물분류기준표 단위업무 심사업무량이 상당히 줄어드는 추세였으나, 2013년 4월의 대규모 정부조직 개편에 따라 기록물분류기준표를 사용하는 기관 또한 업무를 대량으로 신설 또는 이관하는 경우가 많았기 때문에 단위업무의 신설 요청이 작년의 718건에 비해 108,796건으로 약 150배 증가한 것이 특징이다. 현재 유일한 영구기록물관리기관인 국가기록원은 매년 10월 말까지 수십만 개의 신설 단위과제를 접수하여 검토를 완료한 후 그해 12월 말까지 각 기관에 회신하여야 한다. 이를 위하여 더욱 효과적이고 효율적인 검토 기준을 마련할 필요성이 대두됨에 따라 국가기록원에서는 지방자치단체 업무에 대한 기능적 유사점을 도출하여 ｢지자체 단위과제 보존기간 표준안｣을 작성하기로 하였다. 이를 위하여 국가기록원은 7월 15일 총 29개 기관의 지방행정기관 기록관리기준표 확정현황을 조사하기 시작하였다. 이후 15개 정책분야, 10,188개 소기능에 따른 유사기능을 추출하고, ‘2013년 민원사무처리기준표’ 내에 포함된 보관기간과 교차 검증하여 단위과제 표준안을 작성하고 있으며, 원내외의 의견조회를 거쳐 2014년 중 완료할 계획이다. 기록물 보존가치 평가 제도의 목적은 기록물의 보존가치 대비 보존 비용의 타당성을 분석하여 기록물을 얼마동안 유지할 것인가를 결정하는 업무이다. 보존기간의 책정은 생산 당시 분류기준표 또는 기록관리기준표에서 제시하는 보존기간표에 의해 이미 결정되지만, 보존기간이 경과한 경우 바로 폐기하지 않고 기록물평가심의회를 거쳐 해당 기록물의 행정·증빙·사료적 가치 등이 남아있는지 여부를 최종 판단하도록 하는 것이다 국가기록원은 1999년 공공기록물 관리에 관한 법률 (이하 공공기록물법)제정 당시 소장기록물 재평가를 제도화하였고 2003년부터 2006년까지 과도기를 거쳐 2007년부터 보존기간 30년 이하 기록물과 70년 경과 준영구 기록물을 재평가 대상으로 확정하였다. 기록물은 그 가치에 따라 보존기간을 연장하거나 보류 또는 폐기로 심의·의결될 수 있으며 보류로 결정된 30년 이하 기록물의 경우 5년 뒤에, 70년 경과 준영구 기록물은 10년 뒤 다시 재평가를 할 수 있도록 하였다. 2005년은 1954년에 생산된 준영구 기록물을 대상으로 보존기간 재평가를 실시하였다. 2년간의 재평가 경험을 반영한 「국가기록원 기록물평가 운영규정」을 제정하고 기록물평가심의회를 처음으로 구성했다. 심의회는 특별 보존대상 기록물에 대한 보존기간 산정, 기록물분류기준표상 준영구 보존 기록물이지만 20년 이하로 책정된 기록물의 폐기, 50년 경과 준영구 기록물의 보존기간 재분류, 보존매체 수록 후 원본폐기 기록물의 평가, 기타 기록물 평가와 관련하여 국가기록원장이 요청하는 사안을 심의 수행하도록 규정되었다. 특히 50년 경과 기록물의 재분류 및 폐기는 기록물평가심의회를 개최하기 전에 생산기관 의견조회, 예비심사 등을 거쳐 평가검토서를 심의회에 제출하고 심의결과는 홈페이지에 게재하여 해당 기록물의 활용도를 높일 수 있도록 하는 일련의 평가절차를 마련하였다. 2006년에는 1955년에 생산된 준영구 기록물을 대상으로 2005년에 마련한 운영규정에 따라 평가절차가 진행되었다.