대통령기록물 및 국가기록물의 체계적인 관리, 공개 재분류, 그리고 생산기관 전거레코드 구축을 통한 정보 서비스 제공 노력 doc_id PCY_201503100920094411_21

2013년 비밀기록물 재분류는 총 220건 중 202건(91.8%)이 보호기간 만료에도 불구하고 비밀 유지를 위한 보호기간 연장으로 심의되었다. 비밀 보호 기간 연장의 이유는 해당 기록물이 국방 정책 및 외교관계, 한반도 안보 환경, 한반도 및 다자 정상외교, 주변국 관련 군사정보 수집 및 보고, 국방·외교·안보 관련 보고 및 자료 등으로 비밀 해제 시 국가안전보장, 외교관계 및 국가 이익 보호에 지장을 초래할 우려가 있는 내용이었기 때문이다. 이렇게 심의를 통해 보호기간이 연장된 비밀기록물은 『대통령기록물 관리에 관한 법률』 시행령 제11조 제2항에 의거하여 5년마다 다시 대통령기록관리전문위원회의 심의를 거쳐 보호기간의 연장여부를 재검토하게 된다. 이 외에 비밀에서 해제되어 일반문서로 분류된 기록물 8건에 대한 공개여부도 함께 검토하였다. 국방정책 국민적 합의를 위한 범정부 대책위원회 설치, G20 정상위원회 예산·회계 자료 등은 국민의 알 권리 보장을 위해 공개하고, 주한미군의 역할 및 재배치 관련 기록물은 국가안전보장에 영향을 줄 수 있는 내용이므로 비공개로 심의·결정되었다. 『대통령기록물 관리에 관한 법률』 제16조 및 『공공기록물 관리에 관한 법률』 제35조에 의하면 생산년도 종료 후 30년이 경과한 비공개 대통령기록물에 대해서는 공개함을 원칙으로 하되, 공개 시 국가안전보장에 중대한 지장을 초래할 것이 예상되거나 생산기관의 비공개 기간 연장 요청이 있는 경우에는 심의를 거쳐 비공개 할 수 있도록 되어 있다. 이를 기준으로 2013년에는 생산년도 종료 후 30년 경과한 대통령비서실, 외무부 등 5개 기관에서 생산된 비공개(부분공개 포함) 대통령기록물 252건과 이승만·윤보선 대통령의 영문서한 2,257건의 비공개 대통령기록물에 대한 재분류 검토 및 심의가 이루어졌다. 심의 결과 해당 생산기관의 비공개 기간 연장 요청이 있거나 국가안전보장·외교에 지장을 초래할 우려가 있다고 판단되는 32건과 개인정보를 포함하고 있는 영문서한 17건이 비공개로 심의·결정 되었으며 외무, 법무, 감사, 총무 행정 등 대부분의 기록물인 2,460건은 공개(또는 부분공개)로 전환되었다. 대통령기록물은 국정운영의 핵심 기록이며 역사적으로도 그 가치가 높다. 대통령기록관에서는 비공개 대통령기록물에 대한 지속적·적극적·주기적인 재분류를 실시하고, 대통령기록관리전문위원회의 심의를 통해 공개(부분공개 포함)로 전환된 기록물의 목록을 국가기록원 홈페이지를 통해 국민에게 제공하고 있다. 대통령기록관은 이들 공개된 기록물들이 다양한 콘텐츠로 활용되어 대국민 서비스로 제공될 수 있도록 기여하고 있다. 향후 16대 이관 비공개기록물의 공개재분류가 완료되면 더 많은 기록물들이 공개로 전환되어 국민의 알권리 충족 및 대통령 관련 학술연구와 교육자료 등 기록물 정보 활용의 기반 확대에 기여할 것으로 기대한다. 앞으로도 대통령기록관은 간담회 및 사례조사 등을 통해 다양하고 전문적인 의견을 수렴하여 공개재분류 업무에 반영할 계획이다. 또한 체계적인 재분류 프로세스 정립과 비공개대상정보 세부기준을 주기적으로 보완하여 다양한 매체로 생산되는 대통령기록물에 대한 보다 적극적이고 객관적인 공개재분류가 이루어질 수 있도록 노력할 것이다. 대통령기록관 소장 기록물의 목록을 대통령기록 포털에 제공하기 위해서는 다음 두 가지 사항이 선행되어야 했다. 먼저 이관 기록물 중 목록 공표가 가능한 기록물과 곤란한 기록물을 선별해야 했다. 2012년도에 건별 정리 및 목록 입력이 완료된 대통령기록물 중 종이기록물의 경우 결재 과정이 생략된 보고서 및 검토서 등이 일부 포함되어 있었으나, 정리과정에서 기록물 실물을 확인하여 열람 활용이 가능하였고, 시청각기록물의 경우 하나의 매체에 수만 건의 사진이 담겨 있는 경우 등이 있었으나, 이것 또한 행사단위로 1건의 목록을 작성하여 행사단위 목록을 제공하는 것이 가능했다. 전자기록물의 경우도 e-지원시스템의 문서관리 카드, 메모보고 및 전자문서시스템 기록물은 목록 제공이 가능하였다. 이렇게 실물 확인 등을 거쳐서 목록 제공이 가능한 기록물을 선별한 결과 종이문서·간행물·시청각기록물·행정 박물·선물 및 전자기록 중 전자문서류 등 148만여 건 기록물은 목록 제공이 가능한 것으로 확인되었다. 다음으로 2006년에는 중앙행정기관(처리과 제외), 2007년 지방자치단체(광역시·도, 시·군·구) 및 시·도 교육청을, 2008년에는 시·군·구 교육청과 위원회·대학·정부산하 공공기관의 연혁 정보를 구축하였다. 2009년에는 생산기관 변천연혁정보를 구축하는데 필요한 사항을 규정하기 위해 전거레코드 지침을 원내 지침으로 제정한 뒤, 2009∼2010년까지는 정부 조직 개편에 따른 후속 조치로 중앙행정기관의 조직 개편 사항을 보완하고 신규 기관(조직)의 연혁 정보를 구축하여, 국가기록원 홈페이지를 통하여 중앙행정기관 전거레코드 서비스를 시작하였다. 또한 전거레코드 범위를 확장하여 검색 빈도가 높은 단체(기관 포함)·인물·사건 150개에 대한 전거레코드를 시범 구축하였다. 2010년에는 한 단계 더 나아가 중앙행정기관 기록물 기술서의 기록물군을 대상으로 총 394개 기관의 배경 정보, 역대 국무총리 28명의 상세 정보를 구축하였고, 2011~2012년까지 서울, 인천, 대전 등 17 시·도 및 시·군·구의 지방자치단체 기록물 생산기관 및 행정구역의 전거레코드를 구축하였다. 국가기록원은 2010년에 그간 구축된 전거레코드를 수정·보완하고 2008년 이후 중앙행정기관 조직개편 사항을 조사하여 ｢국가기록원 홈페이지｣을 통해 전거레코드에 대한 온라인 서비스를 실시하였다. 즉, ｢국가기록원 홈페이지｣의 ‘생산기관 연혁정보’에서는 중앙행정기관 및 소속기관 총 1,750개 기관, 22,605개 조직에 대한 기관명, 존립기간, 기관연혁, 역대기관장, 기관변천흐름도 등을 제공하고 있으며, 기관의 변천 정보를 파악할 수 있도록 해당기관 뿐만 아니라 상·하위 기관, 이전·이후기관을 연계하여 검색할 수 있도록 하였다. 나아가 전거레코드 접근 방법 역시, 정부조직도 검색, 분야별·시대별 검색, 생산기관별 검색 등 다양한 유형으로 검색방법을 제공하여 이용자 맞춤형 검색서비스를 제공하였다. 2013년 12월, 중앙행정기관의 조직 개편사항을 반영하여 새롭게 구축한 중앙행정기관 72개 기관(36,065개 조직)에 관한 전거레코드 구축정보를 국가기록원 홈페이지의 관련사이트(http:// theme.archives.go.kr/next/organ/mainView.do)에서 신규 서비스를 하였다. 2년 간 진행된 전거레코드 구축 업무는 직원 1명이 제 16대 대통령기록물 정리, 기술 업무와 병행하며 진행하였으므로, 그 형식과 내용에 있어서 통일성과 표준성을 기대하기 어려웠다. 따라서 2013년에는 역대 대통령기록물 생산기관 전체를 대상으로 체계적인 내용 구축을 위해 전문성을 갖춘 기관과 협력하여 연구용역을 진행하였다. 연구용역을 수행한 한국행정연구원은 행정체계 발전과 제도 운영에 대한 연구를 수행하는 기관으로, 관련 정보 및 자료가 풍부하고, 대통령비서실, 대통령직인수위, 정부위원회 등에 대한 선행 연구를 통해 대통령기록물 생산기관에 대한 연혁 정보를 체계적으로 조사할 수 있었다. 대통령기록물 관리에 관한 법률 제2조에 따라 대통령기록물 생산기관은 “대통령, 대통령의 보좌기관·자문기관 및 경호업무를 수행하는 기관, 대통령직인수기관”으로 정의되어, 그 범위는 1948년 설치된 이승만대통령 대통령비서관실(大統領秘書官室)을 시작으로 이명박대통령 지역발전위원회까지 총 102개 기관에 이른다.