국가기록원의 표준기록관리시스템 운영 지원, 기록관리 역량 강화 및 기록관리 체계의 표준화와 제도적 정착 노력 doc_id PCY_201503100920094411_23

국가기록원은 각급 기관이 표준기록관리시스템을 통해 기록관리 업무를 원활히 수행할 수 있도록 운영 기술지원 및 응용프로그램 유지보수를 수행하고 있다. 각급 기관과의 원활한 소통과 기술지원을 위해 연중 ｢표준기록관리시스템 서비스데스크｣를 운영하고 있으며, 매년 분기별로 응용프로그램 기능개선 사항을 배포하고 있다. 2013년도에는 RMS 사용자의 다양한 요구사항을 반영하고자 프로그램 유지보수를 수행하고, 중앙행정기관, 지자체, 교육청 등에 기술지원과 사용자 교육을 실시하였다. 프로그램 유지보수 측면에서는, 공동형 기록관의 경우 본청과 소속 기록관의 열람신청 기능이 서로 이원화되어 있었으나, 통합하여 관리할 수 있도록 편의성을 향상시켰으며, 지자체 업무포털과 RMS간 SSO(단일 로그인) 연계 기능을 개발하여 업무포털에서 간편하게 RMS에 접속하고 사용자 계정 정보를 상호 동기화할 수 있도록 개선하였다. 그밖에 총 96건에 대해 프로그램을 개선하고 분기별로 배포하였다. 각급 기관 기술지원에서는 중앙행정기관 조직개편 사항에 따른 기록물 인계인수 지원, 교육청 SSO 및 EPKI(교육기관용 인증서) 로그인 지원 등 유관시스템 간 연계가 원활히 이루어질 수 있도록 지원하고 각종 오류사항 문의에 대한 답변 및 조치를 수행하였다. 또한, 각급 기관 실무자가 기록관리 업무 수행 시 RMS를 더욱 잘 활용할 수 있도록 총 5회에 걸쳐 RMS 주요 기능에 대한 실습 교육을 실시하였다(3.7(월):기능개선 실습교육, 5.9(월): 전자기록물관리과정 실습 교육). 그리고 7월에는 그동안 화면 기능별 설명 방식으로 작성된 사용자 지침서를 업무 중심으로 재작성하여 배포하고, 11월에는 RMS 설치 가이드, 유관시스템 간 연계 가이드를 보완하여 배포하였다. 한편, RMS 유관시스템과의 연계 현황을 조사하고, 컨설팅을 요청한 시·군·구 등 16개 기관(장성군, 진주시, 함양군, 한국은행, 전주교육대 등)에 대해서는 직접 방문 또는 온라인 기술지원을 통해 시스템 연계 관련 문제점 진단, 해결방안 제시, 운영 관련 애로사항 청취 등 맞춤형 컨설팅을 실시하였다. 국가기록원은 공공기관의 기록관리 저변 확대를 위해 기록관리 간담회와 워크숍을 개최하고 맞춤형 컨설팅을 실시하는 한편 지침을 제공하여 기록관리의 중요성에 대한 인식 제고와 기록물관리 담당자의 실무능력 배양에 역점을 두었다. 첫째, 기록관리 담당자의 실무역량 강화를 위해 전문요원 미배치기관을 대상으로 ｢기록물관리 담당자 직무연찬회｣를 개최하였다. 2013년 5월 28일부터 3일간 열린 직무연찬회에는 144개 기관의 187명이 참석하였다. 직무연찬회에서는 기록관리 담당자들이 기록물관리 전반에 대해 이해할 수 있도록 공공기록물관리법과 기록물관리 실무 능력 배양에 중점을 두었으며, 교육 후 나라기록관의 작업장·서고 등 시설을 견학하였다. 둘째, 공공기관의 임직원에 대한 자체 교육을 지원하기 위해 국민건강보험공단 등 11개 기관에 기록관리 사이버교육 컨텐츠(기록관리교육과 제작)를 보급(‘13.8.)하였다. 둘째, 직접관리기관을 중심으로 기록관리 체계의 조기정착을 위해 정보공유와 교류협력을 목적으로 2011년 구성된 ｢공공기관 기록관 협의회｣를 통해 공공기관의 기록관리 표준화를 추진하였다. 협의회에서는 한국전력공사 등 14개 기관으로 실무회의를 구성하여 기록관리시스템 기능 요건 분과와 보존기간 준칙 분과를 운영하였다. 실무회의 활동을 통해 2013년 10월에는 공공기관 기록관리시스템 기능요건(안)을 마련하였으며, 보존기간 준칙 분과 활동을 통해 공공기관 유사공통업무의 표준화를 추진하였다. 표준화 작업에는 특히 인천항만공사와 한국남동발전(주) 등 5개 시범기관이 참여하여 항만회사와 발전회사의 유사공통업무에 대한 단위과제를 정비하고 단위과제별 보존기간 책정기준을 마련하여 시범기관은 물론 유사 기관의 기록관리 체계 구축에도 활용하도록 하였다. 공공기관 분류체계 및 보존기간 책정 정비 사업과 더불어 직접관리기관에 대한 기록물 보존기간 협의를 진행하여 한국자산관리공사 등 총 25개 기관과 협의를 완료하였다. 보존기간 협의는 보존기간 책정 시 고려사항인 부서 및 기관공통 표준업무 준수 여부와 장기 보존이 필요한 주요 과제 선정을 중심으로 진행하였다. 2013년 말 현재 거의 모든 중앙행정기관(47개)과 모든 교육청 및 교육지원청(194개), 일부 지방자치단체(91개)가 정부업무기능분류(BRM)에 의한 기록관리기준표를 사용하고 있다. 중앙행정기관과 교육청 및 교육지원청, 광역지방자치단체의 경우는 일부 예외를 제외하고는 모든 기관이 기록관리기준표를 사용하고 있는 반면, 기초단위 지방자치단체는 총 229개 기관의 약 32%인 74개 기관이 기록관리기준표를 사용하고 있다. 2013년 한 해 동안 43개의 기초 지자체가 새로이 업무관리시스템을 도입하여 정부업무기능분류(BRM)에 따라 기록물을 분류 관리하게 되었는데, 이는 2012년까지의 31개 기관에 비하면 증가율이 190%에 달하여, 작년의 70% 증가율에 비해 현저히 많은 기관이 업무관리시스템을 신규 사용하게 되었다. 이러한 추세가 계속된다면 나머지 155개의 기초 지자체도 머지않아 업무관리시스템을 도입할 것으로 예상되므로 향후 몇 년간 기록관리기준표 도입 기관의 수가 지속 증가할 것으로 예측된다. 공공기관이 생산한 기록물 중 공공기록물의 보존기간은 그 중요도와 다양한 가치를 고려하여 책정하게 된다. 현재 공공기관의 기록물 보존기간 책정방식은 다음과 같다. 각급 공공기관에서는 새로운 업무 기능 및 제도가 만들어진 경우, 기획 또는 조직 부서를 통해 정부기능분류체계(BRM)에 해당 기능 또는 제도를 중심으로 새로운 단위과제를 설정하고, 기록물 생산부서에서는 그 단위과제에 보존기간, 공개여부 등 기록물로서의 관리정보를 입력하여 기록관리기준표를 생성한다. 또한 기존에 생성한 단위과제에 명칭 또는 보존기간 등의 변경이 발생할 경우 해당 단위과제의 관리정보를 그에 따라 변경한다. 이와 같이 신설 또는 변경된 단위과제로 생산되는 기록물의 보존 기간은 각급 공공기관의 기록관이 1년 단위로 소관 영구기록물관리기관과 협의를 거쳐 확정하여 고시한다. 기록관리 기관평가는 2007년부터 법령개정 이후 중앙행정기관부터 교육청, 특별지방행정기관, 직접관리기관(정부산하기관), 국·공립대학교까지 단계적으로 확대 실시하였다. 매년 기록관리 기관평가 결과를 국무회의에 보고함으로써 기관장 인식변화에 기여하였고, 특히 기록관리 포상제도와 병행 실시하여 평가제도 조기 정착에 기여하였다. 다만, 평가항목 및 평가지표를 전체기관에 일률적으로 적용함으로써 기관유형별 기록관리 발전수준이 상이한 상황에서 동일한 지표(’13년 17개 지표)를 적용한 점과 지방자치단체 기관평가를 정부합동평가에 포함하여 소략한 평가지표(2∼3개 세부지표)로 평가함으로써 기록관리 발전 및 내실화에 한계를 나타냈다. 이에 따라 평가항목 및 지표를 정책과제(전자기록물 이관 준비, 구 전자문서 기록물 이관 등)와 연계 개발을 검토하게 되었다. 그래서 평가지표의 기본항목은 최소화하고, 정책과제를 신설· 측정하여 기록관리 수준을 견인하고 중장기 발전과제와 연계한 연차별 정책과제 평가지표를 개발하게 되었다.