국가기록원의 체계적인 기록물 관리 인프라 구축, 표준화 추진, 재난 대비 및 최첨단 보존 시설 운영을 통한 국가 기록 자산의 안전한 관리와 효율성 제고 doc_id PCY_201503100920094411_24

공공성과 기업성을 동시에 지닌 공공기관에서 생산하는 기록물은 국가기관이나 지방자치단체 기록물과 마찬가지로 중요한 국가적 자산이다. 그러나 기관별 업무의 특수성, 다양한 기록물 생산환경 및 기록관리 인식 저조로 대부분의 공공기관은 기록관 설치, 전문인력 배치 등 인적·물적 인프라를 제대로 갖추지 못하고 있다. 이에 국가기록원에서는 기록관 설치와 기록물관리 전문요원 배치를 꾸준히 독려해왔으며, 공공기관의 기록물 분류체계 정비를 지도해 왔다. 첫째, 2013년 국가기록원은 공공기관의 기록관 설치와 전문요원 배치를 지속적으로 독려하였다. 공공기관의 기록관 설치 의무기관은 278개 기관에 이르나, 2013년 현재 기록관이 설치된 기관은 39개 기관으로 14%에 불과하다. 기록관은 기록물 관리를 위한 전문인력, 제 규정, 보존 시설 구비를 요건으로 하고 있어, 개별 기관 차원의 적극적인 관심과 구축 노력이 요구된다. 기록관을 운영하는 전문인력인 기록물관리 전문요원은 2013년 현재 124개 기관에 배치되어 45% 의 배치율을 보이고 있다. 기록관리 표준화란 ‘최적의 수준으로 기록물관리 업무를 수행하기 위해 공통적이고 반복적으로 적용되는 기준, 표준, 지침, 매뉴얼 등을 마련하는 것’을 말한다. 기록관리 표준은 이해관계자와의 합의를 거쳐 작성되고, 기록물법에서 정한 절차에 따라 제·개정되어 각급 기록물관리기관에 배포, 적용된다. 이렇게 표준화된 기준 및 절차를 준수함으로써 모든 공공기관이 기록물을 전문적이고 체계적으로 생산, 관리하고 효율적으로 활용할 수 있도록 하는 것이 기록관리 표준화의 목적이라 할 수 있다. 국가기록원은 공공기록물 관리에 관한 법률 제7조(기록물관리의 표준화 원칙) 및 제39조(기록물관리의 표준화)에 따라 2005년 12월 처음으로 ｢기록관리 표준화 기본계획｣을 세우고, 이에 따라 기록관리 표준화를 추진해 왔다. 2006년부터 2013년 사이에 기록관리 핵심원칙에 대한 국제표준 7건을 기술표준원에 제안하여 국가표준으로 제정하였고, 2006년부터 2013년까지 공공표준 42개와 원내표준 10개를 직접 제정 및 개정함으로써 총 59개의 표준을 제정하였다. 그리고 제정한 표준을 널리 확산시키기 위해 2012년까지 총 20종의 표준자료집을 발간하여 각급 기관 기록관리 담당자에게 배포하였다. 국가기록원에서는 자연재해나 인위적인 재해로부터 예방적 차원에서 국가기록물을 보호하고, 재난 시 기록물, 보존시설, 직원 등의 피해를 최소화하며 피해 기록물의 안전하고 효율적인 복구를 위해 국가기록원 기록물 재난대책을 수립하고 개정·보완해오고 있다. 2012년 대전기록관이 설립됨에 따라 이를 반영하여 관련 시설현황과 조직을 추가하고 구난 경로 등 구난 절차를 보완하였다. 또한 담당자별 개별 업무지침, 비상연락망 등을 재정비함으로써 성남 나라기록관, 대전 본원, 대전기록관, 부산 역사기록관간의 업무 협조체계를 더욱 공고히 하였다. 국가기록원은 정기적으로 기록물 재난 대비 교육과 훈련을 실시하고 있다. 기록물 재난대비 교육에서는 직원들의 기록물 재난에 대한 경각심을 제고하고 기록물 재난 발생 시 상황 판단을 위한 기초 지식 및 행동 요령에 대한 강의가 이루어졌다. 주요 내용은 조직별·유형별·개인별 재난 대응 행동절차, 구난 경로, 응급조치 등에 관한 것이다. 국가기록원은 2006년부터 2012년까지 대전 본원, 성남 나라기록관, 부산 역사기록관, 대전기록관 등 모든 서고에 RFID 인프라를 구축 완료하였다. 2013년에는 행정박물, 총독부문서 등 소장기록물 86,258건에 RFID 태그 적용을 확대하고 신규 이관된 기록물에도 RFID 기술을 적용함으로써 기록물 보안체계를 강화하고 관리 효율성을 제고하였다. 또한, 국가기록원 기록물 재난대책을 개정함으로써 성남-대전-대전기록관-부산 간의 업무 협조체계를 더욱 공고히 하였다. 이를 바탕으로 직원들이 능동적·적극적으로 참여하는 기록물 재난대비 훈련을 실시하여 구성원별 명확한 임무를 숙지하고, 서고 내 화재 발생 등 재난 발생 시 기록물 구난 방법 등을 실전 점검하였다. 2014년에는 대전 본원과 성남서고의 노후 장비를 교체하고 정수점검기 등 장비를 확충함으로써 RFID 시스템 성능을 개선하고 운영을 더욱 활성화할 예정이다. 아울러 간행물, 총독부 도면 기록물 등에 대해서도 RFID 적용을 지속적으로 확대하여 소장기록물에 대한 보안성을 강화해 나갈 계획이다. 국가기록원 나라기록관은 조선시대 춘추관 사고(史庫)의 맥을 계승함과 동시에 기록물이 후대의 정보자원이 될 수 있도록 보존기록물 영속성 유지를 위한 각 매체별 최적보존 환경유지와 더불어 에너지 손실요인을 분석, 개선하고 발굴함으로써 친환경·고효율 에너지 절약형 청사 구현을 목표로 노력해나가고 있다. 나라기록관은 기록물 전문 보존시설로써 나라의 보석과 같은 소중한 기록물을 보존한다는 의미로 ‘역사기록 보석함’을 형상화하여 연면적 62,240㎡(지하3층, 지상7층) 규모로 2008년 4월에 개관하였으며, 서고동을 중심으로 작업동, 업무동, 전시·열람동으로 4개동으로 구성되어 있다. 최첨단 기록물 보존시설인 나라기록관은 84개의 서고와 서가(書架)길이 268.5km에 약 400만권(1권=A4 200매 기준)의 수용능력을 갖추고 매체별 최적 환경 유지를 위한 IBS(Intelligent Building System) 운영으로 중앙통제시스템에 의한 24시간 항온항습설비의 원격관리가 가능하고, 서고내부 무독성·내화처리·자외선차단램프 및 내진·방폭·청정가스 소화(이너젠가스) 시스템를 운용하면서 명실상부한 국가의 중추적인 전문서고로서 위상을 높이고 있다. 건물의 구조적·기능적인 점검을 통한 지속적 설비 유지관리로 최첨단 기록물 보존서고의 역활과 청사내 상주 근무직원의 쾌적하고 안전한 근무환경을 제공하고 있으며, 특히 기록물 보존서고의 터보냉동기 등 5종의 항온항습설비는 365일 연속 가동되므로, 각종 설비의 정기적 사전·예방점검은 필수적이라고 할 수 있다. 주요 점검으로 연초 해빙기·여름철 우기·동절기 대비 안전점검을 실시하여 계절별 발생할 수 있는 취약지구 안전사고를 예방하였으며, 구조물 지반침하·변형여부, 산벽 및 법면 등 재해 취약지역 조사하여 안정성을 확보하였다. 그 외 시설·장비 효율성 증대 및 안정을 위한 총 21종의 법정검사를 차질 없이 준수 하였다. 설비분야로는 고압가스 냉동 제조시설 3종의 정기검사(4회), 승강기 7대(승객용6, 화물용 정기검사, 소방시설 종합정밀점검(11.4∼11.22), 고압 스팀 보일러 정밀점검(11.14,12.5) 등 설비검사를 수검하였으며, 분기별로 화재·정전복구·승강기 구출훈련 등 모의훈련을 실시하여, 안전사고를 사전에 예방하는 관리 체계를 유지하고 있다. 국가기록원은 2013년 9월부터 12월까지 3개월 동안 행정박물, 총독부문서 등 소장기록물 86,258건을 대상으로 RFID 태그 부착하고 성능 점검을 수행하였다. 먼저 중앙영구기록관리시스템(CAMS) 상의 기록물 정보와 보존 중인 기록물 정보를 비교하는 사전조사를 통하여 적용 대상 기록물을 확정하고, 서고에서 반출하여 작업공간에 배치하였다. 배치된 기록물에 대하여 보존용 표지 정리작업을 실시하였다. 역사기록관의 임야원도 등 도면류는 보존폴더를 적용하였고, 대전 및 성남의 총독부 문서의 경우 보존표지가 없는 기록물만 보존표지를 적용하였다. 다음은 RFID 태그를 발행하는 단계로, CAMS에 등록된 대상 기록물 정보를 기반으로 RFID 태그를 발행하고 인식 성능 검사를 하여 불량 태그는 재발행하고 오류 태그는 수집하여 폐기하였다.