국가기록원의 기록물 정리, 서비스 개선, 보존 기준 수립, 해외 기록물 수집 및 디지털화 등 체계적인 기록관리 업무 추진 현황 doc_id PCY_201503100920094411_25

2013년 정부간행물의 정리등록 작업은 다음과 같이 추진되었다. 먼저 간행물 담당자와 협의를 통해 2012년 하반기 이후 입수된 미정리된 보존간행물을 확보하고, 이를 보유 간행물 목록과 대조하여 중복되지 않는 간행물 10,000종을 선별하여 작업 대상량을 산출하였다. 정부간행물 정리 작업은 ‘2013년도 정부간행물 발간등록 및 송부지침’, 간행물 정리지침 및 등록지침’, ‘간행물 관리 실무매뉴얼’에 따라 진행하였다. 먼저 간행물 표지 상단에 기재되어 있는 발간등록번호를 우리 원 발간등록번호 목록과 대조하여 CAMS에 등록된 간행물인지 확인한 후 미등록 간행물인 경우 등록번호를 발급받고, 발간등록번호가 기재되어 있지 않은 경우나 발간등록번호가 검색되지 않는 경우 등의 오류사항을 수정하였다. 해당 간행물에 대한 기록물철, 세부목록, 목차 등의 색인목록을 CAMS에 업로드하여 관리번호를 부여하고, 간행물에는 RFID 태그를 부착하여 서고 배치하고 서가정보를 입력하였다. 이렇게 입력한 결과 최종적으로 10,033권의 간행물의 색인목록 등록을 마쳤으며, 이러한 간행물 목차의 색인 내용은 나라기록포털을 통해 대국민 열람서비스에 활용될 예정이다. 2013년에는 총 6편의 온라인 기록콘텐츠를 제작·보강하였고 정보소외 계층이 일반인과 차별없이 기록콘텐츠를 이용할 수 있도록 총 7편의 웹접근성을 개선하여 기록정보서비스의 질적 향상을 통해 국민의 알권리를 실현 시켰다. 또한 대표 홈페이지 통합 및 개편하고 이용자 계층별, 콘텐츠별 정보를 찾기 쉽도록 콘텐츠를 재구성하여 국가기록원에 대한 대국민 이미지를 개선시켰다. 검색서버 도입 등 온라인 서비스 인프라를 증설하고 온라인 서포터즈를 활용한 다양한 홍보 활동도 수행하였다. 그러나 웹접근성 의무화(’09.)이전에 구축된 콘텐츠들 중에는 웹접근성을 개선해야 할 콘텐츠가 아직 남아있어(’13.말 현재 64%준수) 향후에도 많은 투자와 개선작업이 필요하다. 또한 기록 문화 확산 및 기록물 이용활성화를 위해 국민의 관심을 유발할 수 있는 콘텐츠를 보강하는 등 지속적인 기록콘텐츠 발굴 및 확대가 필요하다. 매년 생산되는 수많은 공공기록물이 그 중요도와 가치에 따라 적절히 보존하고 관리되도록 하기 위해서는 보존기간을 판단하기 위한 기준 또한 필요하다. 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조, 제26조 및 별표 1(기록물의 보존기간별 책정 기준) 및 ‘중앙기록물관리기관의 장이 정하는 준칙’이 이러한 기준으로 규정되어 있으며, 국가기록원은 이에 따라 ｢기록물 보존기간 책정 준칙｣을 제정, 운영하고 있다. 2011년에는 중앙행정기관 보존기간 책정 준칙을 시행하였으며 2012년에는 지자체와 교육청을 위한 보존기간 책정 준칙 초안을 마련하고 관계기관의 의견 조회와 검토를 거쳐 수정안을 마련하였다. 또한 각급기관에서 공통적으로 수행하는 업무과정에서 생산되는 기록물의 보존기간을 정해 놓은 준칙인 ‘기관 공통 기록물 보존기간표’ 및 ‘처리과 공통 기록물 보존기간표’의 개정안을 마련하였다. 이와 함께 국가기록원은 중요 기록물이 누락 없이 선별, 보존될 수 있도록 공공기관이 사용 중인 ‘기록물분류기준표’의 단위업무 보존기간 검토 및 승인 업무 또한 지속적으로 수행하고 있다. 국가기록원은 공공기록물 관리에 관한 법률 제46조에 근거하여 해외에 산재한 한국 관련 기록물 중 국가적으로 보존가치가 높은 주요기록물을 수집·관리하고 있다. 해외수집기록물은 국내 공공기관 기록물의 결락을 보강하여 근현대 역사·정치·외교 등 관련 분야 연구자들에게는 중요한 연구자료로, 역사분쟁 시 증거자료로, 피해자 규명·보상 등에 활용되고 있다. 2001년 한국 근현대사와 밀접한 관련이 있는 미국·일본·중국에서 총 18,000여 매를 수집한 것을 시작으로 러시아·헝가리·브라질·독일 등 수집국가를 확대하였고, 각국의 주요 기록관리기관 뿐만 아니라 수집주제 관련 기관·단체·개인소장자 등 수집처를 다원화 하였다. 또한 수집기록물을 활용한 시의성 있는 언론보도, 전시회, 세미나 등 대국민 홍보를 통해 해외기록물의 중요성에 대한 인식을 높이고 국가기록원의 위상을 제고하였다. 해외기록물을 체계적이고 효율적으로 수집하기 위해서는 단기적인 관점의 수집이 아닌 중장기적 계획에 따른 큰 틀에서의 업무추진이 무엇보다도 중요하다. 이를 위해 2011년에 ‘해외기록물 중장기 수집·관리계획’을 수립하여 장기적·전략적 관점에서의 향후 5년 간 업무 추진기반을 마련하였고, 2013년에는 ‘2013년 해외기록물 수집·관리계획’을 수립하여 수집국가, 국가별 수집처·수집대상·수집방법 등을 구체화 하고 시의성을 고려한 탄력적인 기획수집을 추진하였다. 2011년 이전까지 해외기록물 소재정보나 수집대상 기록물의 가치평가에 관한 외부자문을 구하기 위해 필요시 일회성으로 개최하던 자문회의를 2011년부터는 특수기록관리과장을 당연직위원으로 하고 외부전문가 7인으로 구성된 해외기록물수집자문위원회를 만들어 상설화 하였다. 2013년에는 해외소재 기록물의 방대함을 고려하여 보다 전문적이고 구체적인 자문을 이끌어 내기 위해 외부 자문위원 수를 12명으로 늘리고 대륙별(아시아·미주·유럽지역) 소위원회를 구성하였다. 디지털화는 1997년 정부기록보존소 시절에 광화일시스템과 스캐닝 장비가 도입되면서 시작 되었고 마이크로필름과 같이 정부대전청사 이전 및 나라기록관 개관에 맞추어 장비와 시설이 확충 되면서 지속적으로 스캐닝 업무가 추진되고 있다. 나라기록관이 개관되면서 스캐닝 업무 처리를 위해 문서 스캐너 30대, 도면 스캐너 1대, 오버헤드 스캐너 2대 및 마이크로필름 스캐너 4대를 구축하였다. 이러한 스캐닝 장비의 확충은 점차 가속화되고 있는 디지털 시대의 요청에 부응하기 위한 것으로서 기록물의 디지털화를 강화시켜 열람서비스에 대한 대응력을 높이는 것은 물론이거니와 기록물의 지적 통제를 강화하고 보다 효과적으로 기록물 학술 열람을 가능하도록 하기 위한 목적도 지니고 있다. 오버헤드 스캐너는 책과 같이 제본된 기록물의 원활한 스캐닝에 활용하기 위한 장비이며, 마이크로필름 스캐너는 마이크로필름으로 촬영된 기록물을 스캐닝해서 디지털화하기 위한 장비로서 원본기록물을 다시 스캐닝 할 필요 없이 단시간에 많은 기록물은 디지털화 할 수 있는 이점을 가지고 있다. 2015년부터 기록물분류기준표를 적용하여 전자적으로 생산된 표준전자문서의 이관이 시작된다. 앞으로는 전자적으로 생산된 기록물(Born Digital)이 시스템 연계를 통해 송·수신됨으로써 인수·인계가 이루어지고, 품질검사·검수를 거쳐 등록과 기술·재분류가 완료되면 전자파일 형태로 열람·활용이 이루어진다. 전자기록물을 이러한 절차대로 안정적으로 이관하고 보존·활용 하기 위해서는 기록관리 흐름의 최종단계에 위치한 CAMS가 전자적 환경에 적합한지 사전에 충분한 테스트와 검증을 진행하여야 한다. 2013년 CAMS 1차 개편 사업에서는 전자기록물 인수기능을 개선하고, 기술·재분류, 보존업무에서 전자기록물의 처리가 가능하도록 하였으며, 시험이관을 실시하여 인수, 품질검사, 육안검수 기능의 이상여부를 점검하였다. 즉 전자기록물 이관과 관리를 위한 세부 기능적 부분을 구현하고 기능상의 이상여부를 확인하였다. 2014년에는 실제 업무처리를 CAMS로 수행하면서 나타나는 기능상의 문제점들을 개선하는 작업을 완료해야 한다.