청소년 상담의 특수성을 고려한 상담기록의 정의, 관리 원칙 및 체계적인 기록 관리 방안의 필요성 doc_id PCY_201807160533128001_1

상담기록이란 상담의 사례관리 및 성과제고, 교육 및 연구, 행정 등의 목적으로 상담자가 상담의 내용과 사실에 대해 기록한 일체의 기록과 기록물을 말한다. 상담자는 자신의 상담활동에 대한 증거로 상담기록을 남기고, 그 기록은 이어지는 상담활동의 근거자료로 활용된다. 상담에서의 기록은 상담의 계획, 평가, 교육과 연구의 전영역에 걸쳐 생산되고 활용된다. 상담자들은 상담과정에는 깊은 관심을 가지지만 상담의 기록을 남기고 활용하고 정리하는 데는 그다지 큰 관심을 가지지 않았던 것이 사실이다. 이에 대해 정덕근(1996)과 이장호와 최윤미(1992)는 현장에서 상담자들이 기록을 소홀히 생각하는 경향이 있을 뿐만 아니라 기록의 효과적인 방법에 대해 인식이 부족한 때문인 것으로 지적한 바 있다. 상담자는 상담기록의 관리과정에 대해서도 책임을 갖는다(한국상담심리학회, 2018). 상담기관은 상담기록 및 보관에 관한 규정을 작성해야 하며, 상담자는 누가 어떻게 상담기록에 접근하는지 그리고 기관에서 상담기록을 어떻게 관리하는지, 그리고 언제 어떻게 폐기하는지에 이르기까지 지속적인 관심을 가지고 참여해야 한다. 기록은 기록의 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리, 보존되어야 한다(이원규, 2015). 진본성이란 기록이 위조되거나 훼손되지 않은 원본임을 가리키는 특성이다. 기록관리에 관한 국제표준인 ISO 15489(2007)에서는 기록의 진본성을 보증하기 위하여 기관은 기록의 생산·접수·전송·유지와 처분을 통제하는 정책과 절차를 시행하고, 이를 문서화해야 한다고 규정한다. 무결성은 기록이 완전하게 보존되어 변경되지 않은 상태를 말한다. 기록의 무결성을 유지하기 위해서는 기록이 생산된 이후에 무엇을 추가하거나 수정할 수 있는지, 어떤 조건에서 추가나 수정이 허용되는지, 누가 어떤 절차에 의해 허용되는지를 기록관리 정책과 절차에 명시하여야 한다. 신뢰성은 기록의 내용이 입증하고 있는 것이 업무처리나 활동 혹은 사실을 완전하고 정확하게 표현하고 있다고 믿을 수 있는 성질이다. 상담기록의 경우 상담자의 기록이후에 누가 그 기록에 접근할 수 있으며, 열람 및 복사, 수정 등이 가능한지 명료화된 규정을 가지고 관리되어야 함을 의미한다. 이용가능성이란 기록의 위치를 찾을 수 있고, 검색할 수 있고, 재현할 수 있으며, 해석할 수 있는 상태를 말한다. 청소년상담이 이루어지는 상황이나 맥락, 청소년이 지닌 특성 때문에 나타나는 청소년상담기록의 특징은 기록의 생성과 관리에도 영향을 미친다(이효선, 2003). 우선 청소년내담자는 자발적으로 내방하는 경우보다는 교사나 부모에 의해 상담에 의뢰되는 경우가 많다. 학교이외에도 법원 등 외부기관과 연계된 기록이 발생하고 관리되는 점이 특성이라 할 수 있다. 상담자들이 상담내용 기록뿐 아니라 외부와 관련된 공식 기록들을 생산하고 관리하는 절차와 방법을 개발해야 한다. 또한 청소년상담기관의 기록은 개인상담, 집단상담, 사이버상담, 상담교육 등 다양한 방식으로 진행되는 프로그램으로부터 생산된다. 한 내담자에 대해 중복, 혹은 독립적으로 작성되는 기록이 존재한다. 기록의 형태에 있어서 종이기록 뿐 아니라 전산 기록, 작업기록, 사진, 편지나 녹음기록 등 이질적인 형태의 기록이 동시에 존재한다. 한 명의 청소년 내담자에 대해서도 부모나 교사 등 복수의 내담자가 존재할 수 있다는 특징이 있다, 청소년 뿐 아니라 부모나 교사 등 관련자들이 여럿이고, 그 중에는 부모상담이 꽤 여러회기동안 지속되기도 한다. 둘째, 상담기록물 생성 방법은 ‘기록의 내용과 수준은 상담자의 판단과 상황에 따라 달라짐(전형적)’, ‘접수면접부터 종결까지 요구되는 양식을 기록물로 남김(전형적)’, ‘기록의 형식에는 공유된 원칙이 있음(전형적)’, ‘기관마다 기록의 방법과 내용이 다름(일반적이지 않음)’ 인 것으로 나타났다. 상담기록의 유형이나 형식에 따라 공유된 원칙이 있으나, 기록의 내용과 수준은 개인 또는 기관장의 판단에 따라 달라지는 양상을 보였다. 상담기록의 틀은 공유하지만 그 안의 내용과 그 수준은 통일된 가이드가 없는 것으로 보인다. 보통 청소년상담기관의 기록물은 종이 기록과 전자기록으로 나뉠 수 있는데 종이기록은 전자기록보다는 더 자유로운 기술방식을 쓰게 되고 전자기록은 공식적 기록으로 인식되어 객관적 사실위주로 기록하게 된다. 이런 과정에서 전자기록을 공식기록으로 판단하면서도 어떤 상담자는 모든 내용을 최대한 자세히 모두 남기려했고, 어떤 상담자는 간단한 객관적 사실 위주로 남기려 하는 등 개인차가 컸다. 청소년상담기관인 청소년상담복지개발원과 지역단위의 청소년상담복지센터, 그리고 교육지원청 산하의 Wee Center 상담실은 기록관리법령을 준수해야 하는 대표적인 공공상담기관이라 할 수 있다. 기록관리 관련 국내 법령으로는 ｢공공기록물관리에 관한 법률(2007)｣이 있는데, 이 법령을 준수해야 하는 공공기관으로는 국가기관과 지방자치단체, 특별법에 의하여 설립한 법인, 그리고 ｢유아교육법｣, ｢초·중등교육법｣ 및 ｢고등교육법｣등 그 밖에 다른 법률에 따라 설립된 각급 학교 등이 있다. 대표적인 각 기관이 지닌 특성에 따라 공공상담기관의 상담기록관리체계에 대한 정비가 필요함은 이미 지적된 바 있다(이효선, 2003). 청소년상담복지센터의 경우 효율적인 상담실적 관리를 위해 CYS-Net 종합정보망인 전산관리시스템을 도입하여 활용하고 있다(노성덕, 배영태, 김호정, 김태성, 2011). 청소년내담자는 언어적 상호작용이외의 경험적 활동과 기법을 사용할 때 더욱 효과적인 것으로 알려져 있다. 경험적 기법을 적용하기 위한 다양한 매체를 사용하는 경우가 많아 매체사용 기록과 기록물이 생산될 수 있다. 대개의 기록물이 문서의 형태로 일관성 있게 저장되는 것과는 달리 일기, 편지, 공예품등의 기록물에 대한 처리방향이 별도로 책정될 수 있다. 청소년 내담자는 재학기간 중 언제나 다시 상담에 방문, 또는 재방문할 가능성이 있어 상담기록 보존시기를 일반인 상담과는 별도로 책정할 필요성이 제기된다. 5년 10년과 같은 단위가 아닌 3년, 6년과 같은 재학기간을 염두에 둔 보존기간 책정도 고려할 만하다(유정이, 2015). 청소년상담기관이 한국청소년상담복지개발원을 중심으로 이미 개발되어 운영되는 대규모 상담관리시스템 CYS-net이 이미 구축된 청소년상담기록 전산시스템이라고 할 수 있다(김계현 외, 2002). 청소년상담기관은 단순한 공공사무기관이 아니라 공공기관이면서 동시에 고유의 활동을 하는 전문상담기관이다. 이는 의료기록을 생산하는 병원 등의 공공기관과 유사한데, 상담자들은 공공기관의 전문가로서 자율성을 확보하고 일하고 있다. 상담자들이 생산하고 활용하는 기록은 행정기관의 기록 관리체계와는 일부는 공통적이지만 일부는 고유한 속성을 동시에 지닌다. 상담업무는 대부분 개인의 민감한 정보를 다루고 있기 때문에 이러한 상담업무에서 생산되는 상담기록물은 일반 행정문서관리와는 다른 형태의 관리가 필요하다(차광주, 2017). 상담기록의 생성과 관리, 그리고 활용의 중심에는 상담자가 있다. 상담자들은 상담기록의 중요성을 인식하고 있으면서도 구체적인 지침이 부재한데서 오는 혼란, 상담기록을 과중한 업무로 여기며 부담감을 느끼는 것으로 드러났다. 상담기록물은 상담자와 내담자 모두를 위해 꼭 필요한 것으로 인식하기도 하지만 요구되는 양식에 따라 중복적으로 기록해야 한다거나 전자기록시스템에 대한 상반된 입장을 동시에 가지고 있는 것으로 드러나고 있다(유정이 외, 2017). 상담기록에 대한 상담자들의 경험은 기관의 성격과 내담자의 특성에 따라 서로 상이할 수 있을 것으로 보아 대상과 기관에 특화된 연구로 확산될 필요가 있다.